Ob zu Hause oder im Büro, um hybride Arbeitsmodelle zu ermöglichen, sind gute Kommunikationstools im Unternehmensalltag heute ein absolutes Muss. Sie müssen es Mitarbeitenden so einfach wie möglich machen, sich miteinander zu verbinden und zusammenzuarbeiten, auch über verschiedene Standorte und Geräte hinweg. Team-Messaging und Videokonferenzen spielen eine wichtige Rolle. Doch bleiben Telefongespräche nach wie vor das Rückgrat einer jeden Unternehmenskommunikation. Das bestätigte auch eine Studie, die das Marktforschungsunternehmen Ipsos im Auftrag von RingCentral 2021 unter 1.000 deutschen Arbeitnehmer:innen durchgeführt hat: 89 Prozent der deutschen Arbeitnehmer:innen sind demnach überzeugt, dass Teams, die sprachbasiere Kommunikation nutzen, besser miteinander verbunden sind. Das Telefon wird daher auch in Zukunft unverzichtbar bleiben.
Nutzen Mitarbeitende ihr Telefon jedoch nur, um Anrufe zu tätigen oder zu beantworten, entgeht ihnen die Chance, ihre Arbeit noch effizienter zu gestalten. Marco Meier, Regional Vice President Sales für die DACH-Region bei RingCentral, teilt drei Tipps, die mobile Arbeit vereinfachen und mit der RingCentral MVP-Plattform, die auch Cloud-Telefonie beinhaltet, umgesetzt werden können.
1. Mit nur einem Klick vom PC zum Mobiltelefon wechseln (und umgekehrt)
Arbeitnehmer:innen von heute sitzen nicht mehr starr im Büro, sondern sind ständig unterwegs und nehmen daher auch mal vom Auto, Zug oder von zu Hause aus an Meetings teil. Dabei ist es manchmal erforderlich, von einem Gerät zum anderen zu wechseln – beispielsweise vom PC zum Smartphone. Müssen sie dafür die Audio- oder Videokonferenz verlassen und sich neu einwählen, kann das den Ablauf des Meetings stören. Die RingCentral MVP-Funktion „Call Flip“ schafft Abhilfe: Das Feature erlaubt Nutzer:innen während einer Besprechung von einem Gerät auf ein anderes zu wechseln, ohne das die anderen Teilnehmer:innen etwas davon bemerken.
2. Eingehende Anrufe mit einer Sprachnachricht beantworten
Ob während eines Meetings oder in einer lauten Umgebung, Mitarbeiter:innen befinden sich immer wieder in Situationen, in denen sie einen Anruf nicht entgegen nehmen können oder wollen. Anstatt den Anruf jedoch nur abzulehnen, können Nutzer:innen von RingCentral MVP einen eingehenden Anruf mit einer im Voraus festgelegten, benutzerdefinierten Sprachnachricht oder mit einem in diesem Moment getippten Text über Sprachsynthese (Text-to-Speech) beantworten. Und das mit nur einem Tastendruck.
3. Voicemails und E-Faxnachrichten weiterleiten
In RingCentral MVP können empfangene Voicemails oder E-Faxe mit nur ein paar Klicks an Kolleg:innen weitergeleitet werden. Dies bietet Nutzer:innen gleich mehrere Vorteile: Zum einen können sie schneller reagieren. Erhalten sie beispielsweise eine Voicemail oder ein E-Fax, wenn sie selbst beschäftigt oder in einem Meeting sind, können sie die Nachrichten an Kolleg:innen weiterleiten, damit diese sich direkt um die Anfrage kümmern. Zum anderen können auf diese Weise Kundenanfragen, für die es zum Beispiel tiefere, technische Kenntnisse braucht, direkt an die entsprechende Stelle im Unternehmen weitergeleitet und damit die Kundenzufriedenheit erhöht werden.
Cloud-Telefonie bietet also nicht nur den Vorteil, dass keine zusätzliche Hardware mehr angeschafft werden muss. Ist das Telefon direkt in die Kommunikationsplattform integriert, können Nutzer:innen von den Funktionen des Cloud-Telefonsystems sowohl am PC, als auch am Laptop, Smartphone oder Tablet profitieren – im Büro und unterwegs. Damit gehen Unternehmen einen weiteren, wichtigen Schritt in Richtung hybrider und Work-from-Anywhere-Modelle.
