5 Tipps, wie hybride Teams in Verbindung bleiben

Marco Meier, Regional Vice President Sales für die DACH-Region bei RingCentral, gibt fünf Tipps, wie Teams in hybriden Arbeitsumgebungen miteinander verbunden bleiben.

Hamburg, 01.02.2022 /

Vier von zehn deutschen Vollzeitbeschäftigten, die in den letzten Jahren hybrid oder remote arbeiteten, fühlen sich bei der Arbeit stärker isoliert oder gar einsam. Das zeigte eine Studie, die das Marktforschungsunternehmen Ipsos im Auftrag von RingCentral im August 2021 unter 1.000 deutschen Arbeitnehmer:innen durchgeführt hat. Dies liegt unter anderem am begrenzten Kontakt zu Kolleg:innen. Ein Vergleich von hybriden und hundertprozentigen Homeoffice-Modellen zeigt, dass über ein Drittel der Angestellten glaubt, dass hybride Arbeitsformen Teams besser miteinander verbinden als reine Remote Work. Ein Grund mehr, diese Arbeitsform auszubauen und eine vernetzte Arbeitskultur zu fördern. Dafür müssen Arbeitgeber:innen Maßnahmen ergreifen, um Remote-Mitarbeitende mit Kolleg:innen im Büro zu verbinden und auf diese Weise sowohl zufriedene als auch produktive Teams zu schaffen.

1. Eine einheitliche Kommunikationskultur schaffen

Die Schaffung einer standardisierten Kommunikationsform kann einen großen Beitrag dazu leisten, das Spielfeld zwischen Teammitgliedern zu ebnen. Es geht darum, Rituale zu etablieren, die es Mitarbeitenden vor Ort und aus der Ferne ermöglichen, auf dieselbe Art und Weise über Arbeitsfortschritte zu berichten. Das kann durch die Zuweisung von Aufgaben in einem Kollaborationstool geschehen oder durch das Aufsetzen eines wöchentliches Status-Update über einen zentralen Gruppenchat. Wichtig ist, dass die Erwartungen an die Berichterstattung für alle gleich sind, egal wo sie sich befinden. Regelmäßige Check-in-Meetings können dazu beitragen, als Team per Videokonferenz zusammenzukommen – hier dann mehr für informellen Austausch anstatt für eine Projektbesprechung.

2. Gleichberechtigte Meetings abhalten

Um eine vernetzte Arbeitskultur zwischen den Teammitgliedern aufzubauen, ist es entscheidend, niemanden von Entscheidungs- oder Kreativprozessen auszuschließen. In Büros treffen Teams nicht selten Entscheidungen zwischen Tür und Angel. Das kann dazu führen, dass sich Remote-Mitarbeitende nicht berücksichtigt fühlen. Wie und wo Entscheidungen getroffen werden, sollte daher immer transparent kommuniziert werden. Zudem muss sichergestellt werden, dass über hybride Konferenzen alle im Team gleichermaßen an Besprechungen teilnehmen können. Im Idealfall werden im Büro Besprechungsräume mit dynamischen Videokonferenzsystemen eingerichtet, mithilfe derer jedes Teammitglied unkompliziert Videokonferenzen starten, steuern und dabei sowohl Anwesende im Raum als auch Remote-Mitarbeitende einbeziehen kann. Mit der richtigen Cloud-Lösung können Hosts von Videokonferenzen auf erweiterte Funktionen zugreifen, um zum Beispiel Bildschirme für alle freizugeben oder Konferenzteilnehmer:innen auf einem separaten Bildschirm zu zeigen. Das steigert auch die Interaktivität.

3. Eine offene Plattform nutzen, um Arbeitsabläufe zu vereinfachen

Mithilfe von Unified Communication as a Service müssen Mitarbeitende nicht mehr ständig zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln. Das cloudbasierte Modell vereint verschiedene Kommunikations- und Kollaborationsanwendungen wie Messaging, Video und Cloud-Telefonie zentral auf einer Plattform. Das hilft dabei, die Kommunikation im Team zu verbessern und Arbeitsabläufe zu vereinfachen. Mit einer offenen Plattform können Mitarbeitende auch auf Integrationen aus dem Bereich CRM (Salesforce, Microsoft Dynamics) oder Speicher-Tools (Google Drive, Box) zurückgreifen und so ihre Produktivität steigern.

4. Videokonferenzen geschickt einsetzen

Videomeetings können persönliche Kontakte ersetzen oder zumindest eine Alternative darstellen. Soweit keine Überraschung. Doch kann Video inzwischen viel mehr sein als ein reines Meeting-Tool. Mithilfe von Breakout-Rooms können große Konferenzen zum Beispiel in kleinere Gruppengespräche aufgeteilt werden. So werden Brainstorming-Sessions oder Gruppenarbeiten wieder möglich. Über die Team Huddle-Funktion der RingCentral App können zudem spontane Flurgespräche imitiert werden. Es handelt sich hier sozusagen um einen ständig aktiven Videoanruf, in den sich Kolleg:innen jederzeit ein- und ausklinken können. Um einer Videokonferenz-Fatigue jedoch vorzubeugen, ist es auch wichtig, das Tool nicht täglich einzusetzen. Manchmal reicht auch der kurze Griff zum Telefon oder eine Instant Message.

5. Virtuelle Team-Events veranstalten

Ob Einzelgespräche zwischen zwei Teammitgliedern, um deren Bindung zu stärken, oder virtuelle Happy Hours, Wine Tastings oder Geburtstagsfeiern, um Teams auch abseits der Arbeit näher zusammenzubringen – auch in hybriden Modellen braucht es gute Gelegenheiten, um Kontakte zu knüpfen. Führungskräfte müssen daher Online-Veranstaltungen organisieren, die Spaß machen und zeitgleich Remote-Mitarbeitende mit Kolleg:innen aus dem Büro zusammenbringen. Dies stärkt den Zusammenhalt und trägt zur Entwicklung einer gemeinsamen Arbeitskultur bei.

Für das Jahr 2022 erwarten laut der Ipsos-Studie insgesamt 35 Prozent der Vollzeitbeschäftigten, dass sie sich nach wie vor in hybriden oder Remote-Work-Modellen befinden werden. Teammitglieder bestmöglich miteinander zu verbinden und eine vernetzte Arbeitskultur in hybriden Arbeitsumgebungen zu schaffen, wird daher mitentscheidend für den Erfolg eines Unternehmens in der Zukunft sein.

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