Innerhalb von kürzester Zeit wurden in ganz Deutschland Impfzentren eingerichtet, um eine möglichst effiziente und schnelle Impfung der Bevölkerung gegen das Corona-Virus zu ermöglichen. Zur effizienten Steuerung des Besucherstroms – von der Registrierung bis zum Verlassen – wurde in einem Impfzentrum in einer ostdeutschen Großstadt ein Personenleitsystem der Schauf GmbH installiert. Dies beschleunigt den Impfprozess und entlastet das Personal. Von der Bestellung bis zur Inbetriebnahme verging dabei nur eine Woche.
Die tägliche Anzahl der zu impfenden Personen soll in den Impfzentren immer weiter gesteigert werden. Anfangs sind es nur wenige Hundert Personen pro Tag, sobald genug Impfstoff vorhanden ist, werden die Zahlen sukzessive erhöht. Dies ist eine logistische Herausforderung für das Personal vor Ort. Eine Großstadt in Ostdeutschland hat deshalb für ihr Impfzentrum nach Lösungen gesucht. „Der organisatorische Leiter hat bei uns angerufen, weil er von den guten Erfahrungen eines lokalen Krankenhauses mit einem unserer Systeme erfahren hat“, erklärt Peter Droth, Vertriebsbüro Deutschland Ost bei der Schauf GmbH. „Wir sind hingefahren und haben uns vor Ort ein Bild des Impfzentrums und den technischen Voraussetzungen gemacht“, sagt Droth. Die Verantwortlichen des Impfzentrums entschieden sich für ein Personenleitsystem der Firma Schauf, dass die Besucher kontaktlos von der Anmeldung bis zum Ausgang leitet und gleichzeitig das Personal entlastet.
Von der Anmeldung in die Kabine
Für einen reibungslosen Ablauf unter Einhaltung der gegebenen Hygiene- und Abstandsregeln ist es essenziell, die zu impfenden Personen möglichst kontaktlos durch den Prozess und die Räume zu leiten. Dies beginnt bereits bei der Anmeldung. In der Eingangszone sind Arbeitsplätze eingerichtet, an denen die Mitarbeiter die ankommenden Personen registrieren. An jedem dieser Arbeitsplätze steht ein Ticketdrucker. Ein Ticket leitet jede zu impfende Person durch den gesamten weiteren Prozess. Jedes Ticket ist mit einer Nummer versehen, was das DSGVO-konforme, anonyme Aufrufen der Besucher ermöglicht. Die Besucher gehen anschließend in den Wartebereich. Dieser ist so gestaltet, dass die notwendigen Abstände eingehalten werden.
Das Impfzentrum verfügt über mehrere Arztkabinen. In diesen Kabinen wird die Impfung durchgeführt. „Wenn die vorherige Impfung in einer der Kabinen abgeschlossen ist und der Besucher diese in Richtung Ruhezone verlassen hat, klickt der Arzt auf einen Button und es wird automatisch der nächste Wartende aufgerufen“, beschreibt Droth das Vorgehen. Dafür wurden Monitore im Wartebereich aufgestellt. Wenn die entsprechende Nummer auf einem der Bildschirme erscheint, weiß der Besucher, dass er an der Reihe ist. Darüber hinaus wird ihm auch angezeigt, in welche Kabine er sich begeben soll. „Das Personal vor Ort ist mit dieser Lösung sehr glücklich. Normalerweise müsste jeder Besucher persönlich aufgerufen werden. Da dies das System übernimmt, ist das eine zeitlich große Entlastung für die Mitarbeiter – und beschleunigt den Impfprozess. Außerdem ist es sehr effizient: Die durchschnittliche Wartezeit beträgt lediglich 15 bis 20 Minuten. Und da die Besucher immer wissen, wo Sie hinmüssen, wird Gruppenbildung vermieden. Das System liefert einen wertvollen Beitrag zu einem geordneten Ablauf“, resümiert Droth.
Nadelöhr Ruhezone
Nach erfolgreicher Impfung verlässt der Besucher die Arztkabine und begibt sich in den Ausgangsbereich. „Hier haben wir eine potenzielle Problemstelle erkannt und gebannt. Die Besucher müssen nach der Impfung aus Sicherheitsgründen 15 Minuten ruhen, bevor sie das Impfzentrum wieder verlassen dürfen. Während die Arztkabinen im Inneren den Besucherstrom entzerren, bietet die Ruhezone Potenzial für Personenstau“, berichtet Droth. Um dies zu vermeiden, spielt das Ticket auch hier eine wichtige Rolle. „Das Ticket behält seine Gültigkeit. Nach Ablauf der vorgeschriebenen Ruhezeit werden die Personen über einen weiteren Monitor zur Endbearbeitung ihres Vorgangs zu Arbeitsplätzen gerufen. Hier werden unter anderem die Termine für die Zweitimpfung vergeben. Nach Abschluss ihres Vorgangs können die Besucher das Zentrum verlassen“, erklärt Droth.
Schnelle Umsetzung
Die ersten Wochen mit dem System waren ein voller Erfolg. „Die Mitarbeiter arbeiten gerne mit dem System, weil es ihnen die Arbeit immens erleichtert. Auch die Besucher haben sich bislang nur positiv geäußert“, berichtet Droth von den ersten Erfahrungen. „Das positive Feedback aus dem Impfzentrum freut uns natürlich sehr. Der Vorlauf war sehr kurz, deshalb sind wir umso glücklicher, dass alles so reibungslos geklappt hat. Von Bestellung bis Inbetriebnahme vergingen lediglich fünf Tage. Das Personenleitsystem im Impfzentrum war in weniger als einer Woche einsatzbereit. Das war schon sportlich, wenn man bedenkt, dass in diesem sehr kurzen Zeitraum Planung, Lieferung und Installation erfolgen mussten“, berichtet Droth. Besonders herausfordernd waren der noch unbekannte Ablauf und die unbekannte IT-Landschaft. „Im Laufe des Betriebs sind wir immer wieder auf kleine Details gestoßen, für die Lösungen gefunden werden mussten. Glücklicherweise sind unsere Mitarbeiter sehr flexibel und erfahren, deshalb konnten wir auch diese Herausforderung meistern. So wurde etwa für das Management der Ruhezeiten eine spezifische Softwarefunktion entwickelt“, sagt Droth.
Von den Erfahrungen können nun alle Impfzentren in Deutschland profitieren. „Auf Basis der Installation in diesem Impfzentrum haben wir ein Paket zusammengestellt, das alle wichtigen Lösungen für einen reibungslosen Ablauf im Impfzentrum beinhaltet. Dieses können wir kurzfristig in ganz Deutschland installieren und Impfzentren dabei helfen, eine effiziente Steuerung des Besucherstroms zu gewährleisten und gleichzeitig das Personal zu entlasten“, resümiert Droth abschließend.
