Herausforderung Hybrid Work

Steelcase präsentiert drei neue Wege zur Zusammenarbeit von Büro- und Remote-Teams.

München, 13.07.2021 /

Die Zukunft der Arbeit ist ein Mischmodell aus Büro- und Remote-Arbeit von beliebigen Orten aus – das prognostizierten Experten bereits vor Jahren. Die Pandemie hat das Zukunftsmodell „Hybrid Work“ ohne Umschweife in die Gegenwart geholt, was vielerorts sowohl für technische als auch personelle Herausforderungen sorgte. Doch nach Überwindung der anfänglichen Hürden scheint sich die hybride Form der Zusammenarbeit zu etablieren. Und wird bleiben: 68 Prozent der globalen Unternehmen planen laut aktueller Steelcase-Studie weiterhin, einen hybriden Arbeitsansatz zu nutzen.

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollen auch in Zukunft in unterschiedlichem Maße teils im Büro, teils zu Hause oder an anderen beliebigen Orten – auch innerhalb des Unternehmens – arbeiten können. Unternehmen haben erkannt, dass Mitarbeitende einerseits das Gefühl von Zusammengehörigkeit und den Austausch vor Ort brauchen, um innovativ und effizient zu arbeiten, andererseits aber auch die Vorzüge des Home-Office schätzen. Selbst Mitarbeitende, die nach wie vor hauptsächlich im Büro sind, werden mit hybrider Arbeit konfrontiert. Spätestens dann, wenn Partner, Lieferanten oder Kunden erwarten, sich auch aus der Ferne mit ihnen verbinden zu können.

„Wir sehen die Notwendigkeit, in die hybride Welt zu investieren. Das heißt, die Zusammenarbeit von Teams über Distanzen hinweg und die Arbeit in verschiedenen Projektkonstellationen zu vereinfachen“, so Anna Kopp, IT Director Germany & Regional Office Lead Munich HQ bei Microsoft, die in engem Austausch mit Steelcase steht und die Expertise beider Unternehmen zusammenführt. Beispielsweise wurde gemeinsam mit den Design-Experten von Steelcase die mobile Halterung Roam für das Surface Hub von Microsoft entwickelt.

Hybride Zusammenarbeit ist komplex

Bei den neuen Arbeitsweisen gibt es einige Herausforderungen und Variablen, die Unternehmen bedenken müssen. Angefangen bei der Auswahl der richtigen Hardware- und Softwareplattformen bis hin zur Organisation von Video Calls. „Ab sofort ist jeder Raum ein Videoraum“, sagt Jessie Storey, Steelcase Design Managerin, die seit 15 Jahren hybride Arbeitskonzepte entwickelt. „Die Leute verbringen so viel Zeit mit dem Einstellen von Kamerawinkeln und dem Ausarbeiten von Content-Streams, dass die menschlichen Beziehungen darunter leiden und wir die Dinge einfacher machen müssen.“

Ungleiche Voraussetzungen aufgrund verschiedener Umgebungen, Teammitglieder, die nur schwer zu verstehen sind oder das Fehlen der Körpersprache während Präsentationen: Die Hauptursache für das Ungleichgewicht der Präsenz bei der hybriden Zusammenarbeit liegt meist am schlechten Zusammenspiel vom physischem Raum und den digitalen Tools. Um die neuen Bedürfnisse und Erwartungen der Menschen zu erfüllen und verschiedene Arten der Zusammenarbeit zu ermöglichen, sollten Unternehmen verschiedene Räume und Technologien zur Verfügung stellen. „Wir müssen uns darauf konzentrieren, das Digitale und das Physische miteinander zu verbinden“, sagt Storey. „Es reicht nicht aus, von außen zugeschaltete Personen in einen Raum zu integrieren. Wir müssen auch den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Büro durch technische Kernelemente eine bessere virtuelle Präsenz geben.“

Drei Schlüsselkonzepte für eine bessere hybride Zusammenarbeit

Forscher, Designer und Technologieexperten von Steelcase entwickeln seit mehr als einem Jahrzehnt Lösungen für die reibungslose Zusammenarbeit in globalen Teams. Die gewonnenen Erkenntnisse können Unternehmen dabei helfen, sich auf die tägliche hybride Form der Zusammenarbeit einzustellen.

1. Gleichberechtigte Teilhabe
Das Ziel ist es, die Lücke zu schließen, die durch die fehlende räumliche Nähe entsteht. Alle Mitarbeitenden, ob vor Ort oder von außen zugeschaltet, sollen das Gefühl haben, gemeinsam in einem Raum zu sein. Die Voraussetzung hierfür sind Kameras, die sowohl auf gemeinsam genutzten als auch einzeln genutzten Geräten vorhanden sind. Auch die Ausleuchtung und die Umgebungsbeleuchtung im Video-Gespräch muss berücksichtigt werden, damit sich die Angestellten vor der Kamera wohlfühlen können. Warmes, intensives LED-Licht knapp über Kopfhöhe und seitlich versetzt ist für Videos am besten geeignet. Raumgröße, Begrenzungen, Materialien und die Ausrichtung von Mikrofonen sind zudem entscheidend für eine optimale Audiokulisse auf beiden Seiten.

2. Einbindung
Um eine gleichberechtigte Teilnahme am Büroalltag zu gewährleisten, ist die ausgewogene Einbindung digitaler und analoger Inhalte entscheidend. Einige Software-Plattformen und integrierte Technologiesysteme unterstützen unter anderem die Verwendung mehrerer Displays, um Personen und Inhalte separat darzustellen. KI-gesteuerte Videokonferenzkameras ermöglichen einen weiten Blickwinkel und neue Integrationsmöglichkeiten analoger und virtueller Inhalte. Huddly’s Canvas beispielsweise ist eine Content-Kamera, die mit Microsoft Teams und Zoom zusammenarbeitet, um Whiteboard-Bilder zu optimieren. Sie entfernt Glanzlichter und Schatten, verstärkt Markerfarben und blendet Personen aus, die sich vor der Kamera befinden. Auch gemeinsam genutzte Tools zur Erstellung von analogen und digitalen Inhalten sind hilfreich (z. B. digitale Whiteboards oder Arbeitsbereiche wie Mural).

3. Einfache Nutzbarkeit
Wichtig ist dabei, einfache und nahtlose Übergänge über mehrere Schnittstellen und Displays zu gewährleisten. So sollten sich gemeinsam genutzte Geräte leicht mit persönlichen Geräten verbinden lassen. Flexibles Mobiliar und/oder der Einsatz mobiler Geräte ermöglichen es zudem, Teilnehmer an verschiedenen Standorten für eine gute Sicht im Raum zu platzieren. Die verschiedenen genutzten Technologien sollten interagieren und mit einer offenen Systemlösung ausgestattet sein, um mit einer Vielzahl von Geräten und Softwarelösungen kombinierbar zu bleiben. Denn auch wenn das eigene Unternehmen eine Plattform bevorzugt, ist es möglich, dass extern zugeschaltete Teilnehmende eine andere Lösung verwenden.

Für die Nutzung und den sinnvollen Einsatz im Arbeitsalltag ist dabei entscheidend, den Anwendern die Möglichkeiten der Tools aufzuzeigen: „Bezüglich der Technologie und der Hardware haben wir eigentlich bereits alles, was wir brauchen. Das Technologische hilft nicht, wenn die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht wirklich integriert werden. Man muss beispielsweise erklären, wie ein virtuelles Team mittels Technologie gemanagt werden kann“, so Anna Kopp von Microsoft.

Ein flexibler Arbeitsplatz, der auf Weiterentwicklung und sich verändernde Bedürfnisse ausgerichtet ist, wird Unternehmen dabei helfen, auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu bleiben und zu wachsen. Sie haben Interesse, sich zu dem Thema mit einem Arbeitsraumexperten von Steelcase auszutauschen? Richten Sie Ihre Anfrage bitte an steelcase@schwartzpr.de.

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Über Steelcase

Führende Unternehmen auf der ganzen Welt vertrauen Steelcase als zuverlässigem und bewährtem Partner. Steelcase erschafft mit einem nutzerzentrierten Ansatz Arbeitsumgebungen, die sicher, produktiv und inspirierend sind. Durch die verwendeten innovativen Lösungen, Möbel und Technologien bleiben sie flexibel anpassbar. Dabei engagiert sich Steelcase nachhaltig in den Bereichen Umwelt, Gesellschaft und Unternehmensführung (ESG) und hat im Jahr 2020 in allen eigenen Betriebsabläufen CO2-Neutralität erreicht, mit dem Ziel, bis 2030 CO2-negativ zu sein. Das Steelcase-Portfolio ist weltweit über ein starkes Netzwerk von mehr als 800 Fachhandelspartnern erhältlich. Das börsenorientierte und branchenführende Unternehmen erwirtschaftete im Fiskaljahr 2021 einen Umsatz von 2,6 Milliarden US-Dollar. Weitere Informationen erhalten Sie auf www.steelcase.com/eu-de.

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