Im Geschäftsalltag sind E-Mails bei deutschen Unternehmen nach wie vor die beliebteste Kommunikationsform. Gleichzeitig besteht ein hoher Bedarf an sicherer E-Mail-Infrastruktur. Das sind die Ergebnisse einer Umfrage von YouGov im Auftrag von mailbox.org, der auf Datenschutz und Datensicherheit spezialisierte E-Mail-Dienst aus Berlin. Die Umfrage wurde im Juli 2022 durchgeführt und basiert auf Online-Interviews mit mehr als 500 IT-Entscheidern in kleinen und mittelgroßen deutschen Unternehmen aus verschiedenen Branchen.
Die Umfrageergebnisse sprechen eine klare Sprache: Für 57 Prozent der Befragten sind E-Mails das wichtigste Kommunikations-Tool im Geschäftsalltag, für weitere 29 Prozent sind sie das zweitwichtigste. Eine vergleichbare Beliebtheit hat nur noch das Telefon: Für 29 Prozent ist es das beliebteste, für 48 Prozent das zweitbeliebteste Kommunikations-Tool. Danach kamen Messenger, Social Media, der klassische Brief und das Schlusslicht: das Fax.
Die Gründe für die Beliebtheit von E-Mails sind ebenso eindeutig: Bei den Befragten gelten sie als schnell (78 Prozent), als etablierter Standard in der Kommunikation (72 Prozent) und unkompliziert (70 Prozent).
Bedarf an sicherer E-Mail-Infrastruktur weiterhin hoch
Die Ergebnisse zeigen jedoch gleichzeitig eine Diskrepanz in der Wahrnehmung und dem Alltag in deutschen Unternehmen. Überraschend ist: Nur rund die Hälfte der Befragten (52 Prozent) ist der Meinung, dass E-Mails ein verlässliches Kommunikations-Tool darstellen. Noch geringer ist das Vertrauen in die Sicherheit: Nur 34 Prozent sehen E-Mails als sicher bzw. rechtssicher (28 Prozent) an.
E-Mails werden also gerne genutzt, aber viele der befragten IT-Entscheider sehen noch erheblichen Verbesserungsbedarf, wenn es um Sicherheit und Datenschutz geht. So sind 91 Prozent der Befragten „eher“ oder „voll und ganz“ der Meinung, dass diese Aspekte in der E-Mail-Kommunikation sehr wichtig für ihr Unternehmen sind. Trotz dieses Bewusstseins für die Wichtigkeit von Sicherheit und Datenschutz gaben jedoch nur 55 Prozent der Befragten an, dass ihr Unternehmen für die E-Mail-Kommunikation eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung wie PGP oder S/MIME nutzt.
Von diesen 55 Prozent sind ca. zwei Drittel (69 Prozent) der Meinung, dass eine solche Verschlüsselung bei sensiblen Themen oder Dateien, die per E-Mail verschickt werden müssen, ein zusätzliches Maß an Vertraulichkeit und Schutz bietet. So können befürchtete Risiken unverschlüsselter Daten, wie finanzielle Schäden, Reputationsverluste oder juristische Folgen vermieden werden.
„Die Umfrageergebnisse zeigen klar, dass E-Mails nach wie vor das wichtigste Kommunikations-Tool im Geschäftsalltag deutscher Unternehmen darstellen. Viele Unternehmen versäumen es jedoch, ihre E-Mail-Kommunikation hinreichend zu schützen, beispielsweise durch Ende-zu-Ende-Verschlüsselung oder die Wahl eines auf Sicherheit spezialisierten Anbieters, mit entsprechenden Auswirkungen auf das Vertrauen in die Sicherheit von E-Mails“, sagt Peer Heinlein, Gründer und Geschäftsführer von mailbox.org. „Der Bedarf an sicherer und datenschutzkonformer E-Mail-Infrastruktur ist also hoch, gerade in Zeiten immer häufiger auftretender Cyber-Risiken. Ein zuverlässiger externer Partner kann Unternehmen hier effektiv dabei unterstützen, bei minimalem Aufwand alle Standards hinsichtlich Datensicherheit, Datenschutz und Compliance zu erfüllen.“
