Jeder von uns ist genervt, wenn Spam-Mails den Posteingang verstopfen, und entsprechend froh über einen gut funktionierenden Spam-Filter. Wer häufiger Newsletter, Einladungen oder ähnliches an einen größeren Verteiler versendet, kennt jedoch auch den umgekehrten Fall: Allzu oft landen die eigenen E-Mails bei Empfängern im Spam-Ordner. Dabei gibt es Mittel und Wege, dies zu verhindern.
Wir haben für Sie fünf effektive und unkomplizierte Tipps zusammengestellt, damit Ihre E-Mails nicht als Spam eingestuft werden.
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Betreffzeile richtig formulieren
Die Betreffzeile einer E-Mail spielt bei der Spam-Prüfung eine wichtige Rolle. Sie sollte nicht aufmerksamkeitsheischend, sondern so schlicht wie möglich sein. Den übermäßigen Gebrauch von Sonderzeichen sollten Sie ebenso vermeiden wie überflüssige Leerzeichen und durchgängige Großschreibung einzelner Wörter oder sogar des ganzen Betreffs. Selbst wenn der Spamfilter so eine Betreffzeile passieren lässt, wird sie vom Empfänger als unseriös wahrgenommen.
Nicht nur die Form, auch der Inhalt des Betreffs ist von Bedeutung. Es gibt eine ganze Reihe von Ausdrücken, wie etwa „Angebot“, „kostenlos“, „Glückwunsch“ oder „limitiert“, die regelmäßig den Spamfilter auf den Plan rufen. Selbst den Betreff mit „Hallo“ zu beginnen oder „Einladung“ zu erwähnen, sollten Sie wenn möglich vermeiden. Sachlichkeit ist bei der Formulierung der Betreffzeile oberstes Gebot.
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Relevanten und hochwertigen Inhalt erstellen
Es liegt auf der Hand: Die E-Mails, die Sie verschicken, sollten relevant für den Empfänger sein. Dies beeinflusst auch ihr Spam-Rating: Je mehr E-Mails geöffnet und gelesen werden, desto höher die Reputation für zukünftig versendete E-Mails.
Wichtig ist zudem die Leserfreundlichkeit von E-Mails: Die E-Mail sollte übersichtlich aufgebaut sein, sodass die wichtigsten Informationen schnell zu finden sind, und keine Rechtschreibfehler enthalten. Auch die richtige Darstellung von Bildern, Tabellen oder Listen auf allen Geräten und Betriebssystemen ist wichtig, damit sowohl Spamfilter als auch der Empfänger selbst die E-Mail als qualitativ hochwertig einstufen.
Ähnlich wie bei der Betreffzeile gilt auch hier, dass Sie Themen wie etwa Kredite, Versicherungen oder Medikamente vermeiden sollten. Sollte das nicht möglich sein, achten Sie zumindest darauf, derartige Begriffe nicht allzu häufig zu nennen.
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Gesetzeslage beachten
Die hierzulande gültige Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) setzt das Einverständnis des Empfängers für den Empfang geschäftlicher E-Mails voraus. Wenn Sie E-Mails an Empfänger versenden, die sich nicht aktiv dafür entschieden haben oder in keiner Beziehung zu Ihrem Unternehmen stehen, kann das eine Beschwerde bei der Datenschutzbehörde und eine kostspielige Abmahnung zur Folge haben. Zudem werden die betreffenden Personen Ihre E-Mail mit hoher Wahrscheinlichkeit als Spam markieren.
Einwilligungen sollten Sie stets dokumentieren, um später – falls notwendig – belegen zu können, wann und in welchem Zusammenhang die E-Mail-Adresse von Ihnen erfasst wurde. Das ist gleichzeitig ein guter Weg, um sicherzustellen, dass die Empfänger auch tatsächlich an Ihren E-Mails interessiert sind.
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Abmeldemöglichkeit anbieten und schnell umsetzen
Wenn Sie Newsletter oder ähnliches versenden, sollte stets ein schnell auffindbarer Abmeldelink enthalten sein – schließlich räumt die DSGVO dem Empfänger auch ein jederzeitiges Widerrufsrecht zur Verarbeitung seiner Daten ein. Machen Sie es Ihren Empfängern so einfach wie möglich, sich von Ihren Nachrichten abzumelden. Dadurch können Sie vermeiden, dass Empfänger Ihre E-Mail als Spam markieren, nur weil sie nicht wissen, wie sie sich abmelden sollen.
Für den Fall, dass ein Empfänger den Newsletter abbestellt, sollten Sie die Adresse umgehend aus dem Verteiler löschen. Passiert dies nicht und erhalten Empfänger trotz einer Abmeldung weiterhin ungewünschte E-Mails, werden sie den Absender früher oder später als Spam melden.
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Anhänge, IP-Adressen und weitere technische Details
Natürlich haben auch die technischen Feinheiten einer E-Mail Auswirkungen darauf, ob sie als Spam eingestuft wird. So sind E-Mail-Anhänge einer der häufigsten Wege zur Verbreitung von Viren, weshalb E-Mails mit Anhängen oftmals gefiltert werden. Wenn Sie eine Datei versenden möchten, empfiehlt es sich, diese als externen Download zu verlinken. Zudem sollten Sie darauf achten, dass die Links nach Möglichkeit zu Ihrem eigenen Server führen.
Des Weiteren sollten Sie nur von Adressen aus versenden, auf die der Empfänger auch antworten kann. Sinnvoll ist es zudem, E-Mails immer von derselben Adresse aus zu verschicken. Wenn sich Ihr Markenname im Absenderfeld befindet, erhöhen Sie so nach und nach die Bekanntheit und damit auch die Akzeptanz beim Empfänger. Aus demselben Grund sollten Sie die Absenderadresse und insbesondere die Domain möglichst nicht ändern. Ihre Domain baut im Lauf der Zeit Reputation auf, wenn darüber regelmäßig E-Mails versendet und wenige davon als Spam klassifiziert werden.
Schließlich sollten Sie E-Mails stets von statischen IP-Adressen aus versenden, da sich dynamische IP-Adressen oft auf Blacklists wiederfinden. Wollen Sie eine E-Mail an eine Vielzahl von Empfängern schicken, so sollten Sie diese nicht alle in das Bcc-Feld eingeben. Eine hohe Anzahl an Adressen im Bcc-Feld ist für viele Filter ein Anzeichen für Spam.
Auch wenn eine Zustellrate von 100 Prozent wohl nie ganz erreichbar ist: Wenn Sie diese Tipps beachten, kommen definitiv mehr E-Mails bei den Empfängern an. Eine gute Unterstützung hierbei ist selbstverständlich ein E-Mail-Client, der Sie automatisch vor häufig begangenen Fehlern bewahrt. So bietet etwa eM Client eine Massenmail-Funktion, die verhindert, dass zu viele Empfänger im Bcc-Feld landen, sowie die Möglichkeit, Dateien direkt aus den meistgenutzten Cloud-Diensten in E-Mails zu integrieren und so Anhänge zu vermeiden. All das wird sich in jedem Fall positiv auf die nächste Newsletter-Kampagne, Veranstaltungseinladung oder andere E-Mail-Aktivitäten auswirken.
