Ist das Postfach erst einmal gefüllt, gilt es die aufgelaufenen E-Mails auch abzuarbeiten. Dabei reicht die Beachtung von nur fünf Tipps zur E-Mail-Organisation für eine langfristige Ordnung: Sie behalten die Kontrolle über Ihr E-Mail-Postfach und können entspannter in den nächsten Urlaub starten.
eM Client, Anbieter der gleichnamigen E-Mail-Client-Software, gibt Tipps wie sich die E-Mail-Flut schnell und effizient kontrollieren lässt:
- Melden Sie sich von Newslettern ab, die Sie nicht lesen. Newsletter, die sie in den letzten drei Monaten nicht gelesen haben, haben für Sie nicht den richtigen Themenschwerpunkt, beinhalten Informationen, auf die Sie verzichten können. Selbst die Angst, ohne die täglichen Informationen etwas zu verpassen, reicht als Grund nicht aus, um sich Ihr E-Mail-Postfach vollstopfen zu lassen.
- Um das Hin-und-Her von Terminfindungsprozessen zu vermeiden und sich Zeit und lange Email-Konversationen zu sparen, prüfen Sie die Verfügbarkeiten der Teilnehmer und versenden Sie direkt Termineinladungen. Steht ein Treffen mit Ihrem Team an, prüfen Sie dazu vorher im Team-Kalender die Verfügbarkeiten, finden Sie einen Tag der allen Beteiligten passt und senden Sie erst dann eine Kalendereinladung an die Gruppe.
- Verwenden Sie Filter-Regeln: Jeden Tag erhalten Sie zahlreiche E-Mails, viele davon liefern Ihnen Informationen, die sie nicht sofort für die weitere Arbeit benötigen. Um insbesondere während der Abwesenheit die E-Mail-Flut zu kontrollieren, lassen sich mit der Einrichtung von Filter-Regeln E-Mails zu verwalten und sparen Ihnen – nicht nur nach Ihrem Urlaub – Zeit.
- Beenden Sie jeden Arbeitstag mit einem leeren Posteingang. Um dies zu erreichen, legen Sie sich in Ihrem E-Mail-Postfach einen Ordner an z.B. „diese Woche zu erledigen“, in den Sie E-Mails verschieben für deren Beantwortung Sie länger als fünf Minuten benötigen, die sich auf die Fertigstellung eines Projekts beziehen oder generell über Standard-Floskeln hinausgehen.
- Verwenden Sie E-Mail-Clients statt Webmail-Anwendungen. Viele Webmail-Konten haben im Hinblick auf Kalender-, Chat- und Kontaktfunktionen stark aufgeholt. In Bezug auf die zentrale Verwaltung profitieren Unternehmen jedoch von der Verwendung eines E-Mail-Clients. Haben sich zum Beispiel nach dem Sommerurlaub Änderungen in der Signatur ergeben, kann diese einfach für das gesamte Unternehmen oder einzelne Bereiche übergreifend angepasst werden.
eM Client bietet mit seiner Pro-Version für 39,95€ eine kostenbewusste Alternative zu Outlook und anderen Desktop-E-Mail-Anwendungen bei gleichzeitiger voller Funktionalität. Das einfache Handling mit Gmail-Accounts und die Schnelligkeit der eM Client-Lösung setzen einen neuen Standard für E-Mail-Anwendungen. Von der einfachen Implementierung, der zentralen Verwaltung von Desktop-Clients oder gemeinsam genutzten Posteingängen, Kalendern und Einladungen, profitieren größere Unternehmen und private Nutzer gleichermaßen.
Testen Sie eM Client Wenn Sie Interesse an einer Testlizenz der neuen Version eM Client 7.1, melden Sie sich gerne bei uns.
eM Client kann hier heruntergeladen werden: http://de.emclient.com/download.
