Die heutige Arbeitswelt befindet sich nicht zuletzt durch die Digitalisierung von Arbeitsprozessen in einem stetigen Wandel. Insbesondere das Konzept des Büros, in dem Mitarbeiter täglich zusammen kommen um ihre Arbeit zu verrichten, steht dabei auf dem Prüfstand. Immer wichtiger wird die ortsübergreifende Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern verschiedener Abteilungen oder innerhalb eines Teams.
Durch die Zunahme von flexiblen Arbeitsmodellen mit individueller Arbeitseinteilung im Home Office und mobilen Geräten findet der Austausch seit einiger Zeit über Collaboration-Tools wie etwa Slack, Wrike oder Honey statt.
3 Gründe, warum die E-Mail nicht tot ist
Bieten diese Dienste auf den ersten Blick die ideale Lösung zur Vernetzung von Mitarbeitern, sollte die klassische E-Mail zur Kommunikation zwischen Mitarbeitern, mit Kunden und Interessenten nicht unterschätzt werden.
1) Die E-Mail lebt
Nach einem Bericht des US-Marktforschungsinstituts Radicati Group zur weltweiten E-Mail-Nutzung schreiben und erhalten rund 3,7 Milliarden Menschen täglich 269 Milliarden E-Mails. Dabei erkennen die Forscher eine eindeutige Zunahme der E-Mail-Kommunikation: Die Anzahl der E-Mail-Accounts wird von 6,32 Milliarden 2017 um 22 Prozent auf 7,71 Milliarden in 2021 klettern.
Die Erklärung ist einfach: E-Mail-Kommunikation ist nicht nur intuitiv, sondern auch die einzige Lösung, die es ermöglicht, alle – das heißt auch externe Kontakte – zu erreichen, sei es Geschäftspartner, Behörden oder private Kontakte. Auch der Versand und die Verteilung von Dokumenten, insbesondere mit sensiblen Informationen, sind durch E-Mails deutlich einfacher und sicherer. Außerdem benötigt man E-Mail-Adressen, um online etwas zu bestellen, sich bei Diensten anzumelden oder für die Teilnahme an Veranstaltungen zu registrieren.
2) E-Mail Flut durch Collaboration-Tools
Ein Problem von Chats und Collaboration-Tools ist, dass sie proprietäre Lösungen sind, die nicht miteinander kompatibel sind. Stellt ein Unternehmen beispielsweise seine hauptsächliche Kommunikation auf Collaboration-Tools um, muss es, um mit allen seiner Kunden in Kontakt zu bleiben, unzählige Lösungen verwenden. Zusätzlich dazu, dass dies nicht praktikabel ist, besteht bei vielen großen Anbietern dieser Dienste die Tendenz, die Benutzer an ihre eigenen Tools zu binden.
Ein Hauptaugenmerk von Collaboration-Tools liegt darauf, die Kommunikation zu vereinfachen. Tatsächlich steigt durch die Nutzung der Dienste die Anzahl der E-Mails im Posteingang jedoch an, da die Tools meist zusätzliche E-Mails generieren. Betrachtet man den Bereich Marketing, lebt auch dieser von der Kommunikation via E-Mail, da so gezielt relevante Personen erreicht werden können.
3) Wer liest mit? Sicher kommunizieren
Ende Mai 2018 tritt die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung in Kraft und damit verschärfen sich für Unternehmen die Regeln der Datenspeicherung. Nimmt man die Archivierung von Nachrichten, ist auch dies über das Archiv eines E-Mail-Postfachs sicherer im Vergleich zu der Nachrichten-Speicherung in Collaboration-Tools die oftmals über US-Server läuft.
Die meisten Unternehmen setzen für ihre E-Mail-Kommunikation auf E-Mail Clients, die im Vergleich zu Collaboration-Tools eine besonders sichere Kommunikation ermöglichen. So bietet zum Beispiel eM Client, der Anbieter der gleichnamigen E-Mail-Client-Lösung, die Verschlüsselungstechnologie PGP an. Diese kommt auch bei Google-E-Mails zum Einsatz: Dabei werden alle E-Mails, die von dem Client versendet werden, von diesem selbst verschlüsselt, so dass der Google-Server sie bereits verschlüsselt erhält – auch über den Internetprovider sind die E-Mails verschlüsselt.
