„Von einer gut organisierten Urlaubsübergabe profitieren alle Seiten: Sie selbst, Ihr Unternehmen und Ihre Kunden. Sie können Ihren Urlaub genießen, weil Sie Ihre Aufgaben in guten Händen wissen und nicht von beruflichen Anrufen, E-Mails oder Messenger-Nachrichten mit Fragen gestört werden. Ihre Kunden bemerken idealerweise gar nicht, dass Sie fehlen, und sind zufrieden mit der reibungslosen Übergabe und dem Service Ihres Unternehmens. Zu guter Letzt kehren Sie nach Ihrem Urlaub an einen geordneten Arbeitsplatz zurück, ohne dass Deadlines verpasst wurden oder Projekte ins Stocken geraten sind. Wie also vorgehen, damit es genau so klappt?
1. Steter Tropfen höhlt den Stein: Arbeitsprozesse dokumentieren und sauber ablegen
Im täglichen Doing empfiehlt es sich, wiederkehrende Arbeitsabläufe stets sorgfältig zu dokumentieren. Ein gutes Ablagesystem ist dabei das A und O, damit sämtliche Dateien und Informationen im Bedarfsfall schnell zu finden sind. Wer hier bereits im Vorfeld sauber und gewissenhaft arbeitet, spart sich und seinen Kolleg:innen in akuten Fällen, wie bei Urlaubsübergaben, viel Zeit und schont die Nerven. Auch langfristig tragen Sie damit zu einem effizienteren Wissensaustausch innerhalb Ihres Unternehmens bei.
Gewöhnen Sie sich zum Beispiel an, regelmäßig Ihre Dateiablage zu prüfen, aufzuräumen und zu archivieren. Gibt es in Ihrem Unternehmen noch kein einheitliches System zur Ablage und Benennung von Dateien oder Ordnern, kümmern Sie sich hier um verbindliche Vorgaben und gemeinsame Standards.
2. Genügend Zeit einplanen: Vorbereitung der Übergabe
Am letzten Arbeitstag dem oder der Kolleg:in schnell eine Aufgabenliste in die Hand drücken und dann ab nach Hause und Koffer packen? Damit sind Chaos und Frust vorprogrammiert. Planen Sie in jedem Fall genügend Zeit für eine Übergabe ein – wie viel genau, hängt natürlich von mehreren Faktoren ab, wie zum Beispiel von der Dauer Ihrer Abwesenheit und von der Frage, wie viele Projekte und Aufgaben während dieser Zeit insgesamt anstehen. Stellen Sie sich auch die Frage, wie vertraut Ihre Vertretung bereits mit Ihrem Aufgabenbereich ist und berücksichtigen Sie das in Ihrer Planung.
Viele Unternehmen halten Urlaubs- und Abwesenheitszeiten in einem Jahresplan fest und organisieren sich mit fixen Vertretungsplänen, die Ihnen als Planungshilfe dienen können. Optimalerweise besprechen Sie mindestens zwei Wochen vor Ihrem Urlaub im Team oder mit Ihrer direkten Vertretung, wann die eigentliche Übergabe stattfindet. Auf keinen Fall sollten Sie damit bis zum letzten Tag warten. Klären Sie auch, ob die Urlaubsübergabe nur an eine Person oder mehrere Vertretungen erfolgt.
3. Aufgaben verschriftlichen: Übergabeprotokoll erstellen
Bereiten Sie sich auf den eigentlichen Übergabetermin vor, indem Sie ein schriftliches Übergabeprotokoll anlegen. Darin halten Sie alle wichtigen Punkte fest: Anstehende Aufgaben während ihrer Abwesenheit inklusive Deadlines, wichtige Ansprechpartner, Kontakte und Termine sowie Verlinkungen und Zugänge zu Dokumenten und Manuals. Eine Checkliste mit allen Punkten, die in einem gründlichen Übergabeprotokoll nicht fehlen dürfen, finden Sie zum Beispiel hier.
Während der eigentlichen Übergabe mit Ihrer Vertretung können Sie dann gegebenenfalls noch Ergänzungen im Protokoll vornehmen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Vertretung jederzeit Zugang zu allen benötigten Dokumenten einschließlich des Übergabeprotokolls hat.
4. Visuelle Helfer: Screenshots und Bildschirmvideos
Ein Bild sagt mehr als tausend Worte: Je nach Aufgabe kann es sinnvoll sein, sich umständliche Beschreibungstexte zu sparen und stattdessen – oder ergänzend – erklärende Screenshots oder kurze Bildschirmvideos einzusetzen, die die jeweiligen Arbeitsabläufe veranschaulichen und damit Ihren Kolleg:innen die Arbeit erleichtern.
So könnten Sie beispielsweise die Bedienung einer Software oder die Arbeit an einer Webseite erläutern, indem Sie die einzelnen Schritte an Ihrem Rechner ausführen und dabei Ihren Bildschirm aufzeichnen. Solche Videos eignen sich auch, um einen Projektstand zu dokumentieren: Ihre Vertretung kann darauf jederzeit zurückgreifen und Ihnen bleiben hoffentlich störende Nachfragen oder Anrufe während Ihres Urlaubs erspart.
5. Direkter Austausch: Persönliche Übergabetermine einplanen
Egal, ob Sie vor Ort im Büro oder remote arbeiten: Organisieren Sie in jedem Fall einen persönlichen Übergabetermin mit Ihrer Vertretung. Im persönlichen Gespräch oder auch im Videocall lassen sich Aufgaben in der Regel besser und verständlicher weitergeben als ausschließlich in Form von digitalen Arbeitsanweisungen und Dokumenten. Je nach Bedarf planen Sie hier besser mehrere kurze Termine ein als eine lange Übergabe, bei der zum Schluss die Konzentration leidet und wichtige Details vergessen werden. Übergeben Sie Ihre Arbeit lieber häppchenweise, wenn sie komplex ist, damit genug Zeit für Fragen bleibt. Im Grunde ähnelt eine Urlaubsübergabe dem Onboarding von neuen Mitarbeiter:innen und sollte ebenso sorgfältig vonstattengehen.
Findet die Übergabe per Videocall statt, zeichnen Sie diesen optimalerweise auf, so dass Ihre Vertretung im Zweifelsfall noch einmal darauf zugreifen kann, sollten sich später Fragen ergeben. Ein solches Screenrecording ist eine ideale Ergänzung zum Übergabeprotokoll und sollte ebenfalls jederzeit während Ihrer Abwesenheit zugänglich sein.
6. Frühzeitige Kommunikation: Kunden und Projektpartner informieren
Bei laufenden Projekten gilt: Alle involvierten Parteien – Kunden, Partner, Kolleg:innen – sollten Sie rechtzeitig über Ihren Urlaub informieren und angeben, wer Sie während dieser Zeit vertritt. Das ist nicht nur als „netter Service“ für die Planung aller Beteiligten zu sehen, sondern vermeidet tatsächlich unangenehme Überraschungen, Verwirrung oder gar Verärgerung auf Kundenseite.
7. Automatische Antwort: Abwesenheitsnotiz für E-Mails und Telefonumleitung einrichten
Auch mit dem Schreiben Ihrer Abwesenheitsnotiz sollten Sie nicht bis zum letzten Arbeitstag warten. Erstellen Sie idealerweise schon einige Tage vorher einen Entwurf und stellen Sie sicher, dass darin die genaue Dauer Ihrer Abwesenheit und die vertretenden Ansprechpartner:innen korrekt genannt werden. Fehler in einer Abwesenheitsnotiz machen in der Regel keinen guten Eindruck, also unbedingt Korrektur lesen! Achten Sie außerdem darauf, dass Ihre Abwesenheitsnotiz pünktlich aktiviert wird. Und auch, wenn ein Großteil unserer heutigen Kommunikation per E-Mail stattfindet: Vergewissern Sie sich, dass Ihr Telefon im Büro während Ihrer Abwesenheit nicht ins Leere klingelt. Leiten Sie Ihre Telefonnummer auf Ihre Vertretung oder auf die Zentrale um und geben Sie dort über Ihre Abwesenheit Bescheid.“
