Durch die dezentrale Arbeit während des Lockdowns waren und sind Unternehmen und Büroangestellte in Sachen Kommunikation und Wissensaustausch mehr denn je auf digitale Lösungen angewiesen. Dabei haben sich folgende Möglichkeiten etabliert, die unseren Arbeitsalltag auch in Zukunft prägen werden:
1. Digitale Nähe: Videokommunikation
Videokonferenzen oder Webinare sind mittlerweile das häufigste Mittel der Wahl, wenn es darum geht, Präsenzveranstaltungen und Besprechungen in die virtuelle Welt zu übertragen. Der synchrone Austausch bietet den Vorteil der unmittelbaren Interaktion und schafft Nähe in Zeiten der Distanz. Die gängigen Software-Lösungen zur Planung und Durchführung von Videokonferenzen sind in der Regel leicht zu bedienen und erfreuen sich hoher Akzeptanz. Im Hinblick auf erste Lockerungen und hybride Arbeitsansätze für die Zukunft ist davon auszugehen, dass die Kommunikation per Video auch künftig fester Bestandteil des Arbeitsalltags sein wird.
2. Gespeichertes Wissen: Der Vorteil asynchroner Videos
Schulungsvideos, Webinar-Aufzeichnungen oder auch kurze Video-Tutorials zu bestimmten Themen und Fragestellungen bieten im Gegensatz zu Videokonferenzen den großen Vorteil, dass jede:r Angestellte sie genau dann abrufen kann, wenn die Informationen konkret benötigt werden oder wenn es der Terminkalender gerade erlaubt. Eine Abstimmung verschiedener Zeitpläne, um beispielsweise zu einem festen Termin an einem Webinar teilzunehmen, wird damit überflüssig.
Trainingsvideos können online bereitgestellt und bei Bedarf zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit angesehen werden. So ist das Wissen immer griffbereit und keine:r der Angestellten verpasst den Anschluss. Zudem leistet Video als leicht verständliches Format beim informellen Wissensaustausch unter Kolleg:innen wertvolle Dienste. Spezielle, praxisorientierte Tools ermöglichen es auch unerfahrenen Personen, mit überschaubaren Mitteln in vergleichsweise kurzer Zeit praktische Erklärvideos zu erstellen und mit ihren Kolleg:innen zu teilen.
3. Klare Kommunikation mit persönlicher Note: Grafische Elemente
Screenshots oder kurze Screencasts, Bilder und Gif-Dateien haben sich in den vergangenen Monaten als fester Bestandteil im beruflichen Umfeld etabliert. Screenshots beispielsweise, mit grafischen Hinweisen und Erläuterungen versehen, dienen der Dokumentation von Abläufen und helfen beim Vermitteln von Sachverhalten, die sich schlecht in Worte fassen lassen – dazu zählen insbesondere Fehlermeldungen an die IT oder kurze Anweisungen zur Installation eines Programms. Hinzu kommt, dass die informelle Kommunikation unter Kolleg:innen durch die Ausdrucksmöglichkeiten eines Gifs oder anderer Bildelemente enorm aufgewertet wird und sehr viel persönlicher erscheint.
Grafische Elemente aller Art können mithilfe unkomplizierter Tools leicht selbst gestaltet und auf allen gängigen Kollaborationsplattformen in Chats mit Kolleg:innen einfügt werden. Unternehmen tun also gut daran, entsprechend zu investieren, um ihren Mitarbeitenden auch auf Distanz einen effizienten, persönlichen Austausch zu ermöglichen.
Fazit
Im Zuge von dezentral organisierten oder hybriden Arbeitsmodellen werden Video und grafische Elemente in den kommenden Jahren die bestehenden Kommunikationswege innerhalb von Unternehmen noch stärker als bisher erweitern und den digitalen Wissensaustausch erleichtern. Umso wichtiger ist es, dass Unternehmen Strukturen schaffen und Technologien bereitstellen, um den Austausch unter Kolleg:innen virtuell so gut es geht zu unterstützen und ihre Produktivität und Motivation langfristig aufrecht zu erhalten.
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