„In einer zunehmend hybriden Arbeitswelt stehen Unternehmen vor der Herausforderung, den Wissensaustausch und das Voneinander-Lernen unter Kolleg:innen auch auf Distanz aufrecht zu erhalten. Immer stärker gefragt sind dabei informelle Videos, bei denen die Mitarbeitenden selbst zu Produzent:innen werden, ihr Wissen in kurzen Videoanleitungen festhalten und mit anderen teilen. Mit vergleichsweise wenig Aufwand erstellt, vermitteln solche informellen Video-Tutorials arbeitsrelevante Informationen schnell, anschaulich und auf den Punkt.
Neben Aufzeichnungen virtueller Meetings eignen sich vor allem Screencasts, bei denen ein:e Angestellte:r Arbeitsschritte – beispielsweise zur Installation einer Software – am eigenen Bildschirm durchführt und die Anleitung anhand einer einfachen Video-Aufzeichnung anschließend den Kolleg:innen zur Verfügung stellt. Diese können die einzelnen Schritte mithilfe des Videos klar nachvollziehen und ihrerseits am eigenen PC ausführen.
Einer aktuellen Studie von TechSmith zufolge nutzt mehr als die Hälfte aller Angestellten im beruflichen Kontext solche informellen Videos zur internen Wissensvermittlung. Damit sind sie, noch vor professionellen Videokursen, das mit Abstand beliebteste Weiterbildungsformat im Rahmen von hybriden Arbeitsmodellen und etablieren sich immer mehr zu einer wichtigen, digitalen Komponente des sozialen Lernens. Doch worauf müssen Unternehmen achten, um informelle Videos als festen Bestandteil der Lernkultur am Arbeitsplatz zu integrieren?
1. Bedürfnisse und Anforderungen klären
Zunächst sollten im Rahmen einer Bestandsaufnahme die Bedürfnisse im Unternehmen ermittelt werden: Mit welchen arbeitsbezogenen Herausforderungen haben die Mitarbeitenden am hybriden Arbeitsplatz besonders häufig zu tun, welche Fragen kommen immer wieder auf und in welchen Bereichen fühlen sie sich aufgrund der physischen Distanz zu Teammitgliedern möglicherweise nicht ausreichend unterstützt? Wo bestehen Wissenslücken, zu welchen Themen gibt es besonders viel Informationsbedarf und wo könnten video-basierte Anleitungen die Arbeitsabläufe für alle vereinfachen? In welchen Bereichen tritt ein hoher Wissenstransfer auf? Wo scheint Training und Kommunikation ineffizient?
2. Unsicherheiten und Bedenken zerstreuen
Obwohl Videos am Arbeitsplatz nicht mehr wegzudenken sind, scheuen viele Menschen zunächst davor zurück, Videos selbst zu erstellen: Keine Zeit, keine Expertise, keine Ausrüstung, zu viel Aufwand. Hier ist es wichtig zu verstehen, dass informelle Videos keinesfalls mit einer filmreifen Hochglanz-Produktion gleichzusetzen sind und daher auch keine besonderen Vorkenntnisse erfordern. Nicht die Optik, sondern der pragmatische Nutzen und die enthaltenen Informationen stehen im Vordergrund: Es geht um die schnelle Vermittlung arbeitsrelevanter Informationen von Kolleg:in zu Kolleg:in – direkt, verständlich und schnörkellos.
Eine wichtige Botschaft für Angestellte ist, dass praktisch jede:r von ihnen schon mit einfachen Mitteln solche zweckmäßigen Videos erstellen kann, um Wissen zu vermitteln oder um Feedback oder Anweisungen zu geben.
3. Plattformen und Tools bereitstellen
Um selbst Videos zu erstellen, benötigen alle Mitarbeitenden Zugang zu unkomplizierter Software für Bildschirmaufnahmen, mit der sich das eigene Wissen und Informationen leicht erfassen, kommentieren und teilen lässt. Darüber hinaus sind klare Vorgaben und Beispiele zur Gestaltung hilfreich, um auch „Neulingen“ den Anfang zu erleichtern und Bedenken weiter zu zerstreuen. Eine Video-Plattform hilft bei der Bereitstellung der Videos. Sie ist jedoch nicht zwingend erforderlich, da informelle Videos in der Regel auch über E-Mail, Instant-Messenger-Dienste und andere bereits vorhandene Wege verbreitet werden.
Die Einführung eines internen Videoportals, beispielsweise im unternehmensweiten Intranet, in einem für alle zugänglichen Ordner auf dem Firmenserver oder einer Video-Hosting-Plattform, in der sämtliche erstellte Videos von den Mitarbeitenden abgespeichert werden, ist trotzdem zu empfehlen. So entsteht nach und nach eine umfangreiche Informationszentrale, die sämtliche Hilfsmittel, Anleitungen und Vorlagen an einem Ort bündelt.
4. Vorreiter bestimmen und neue Gewohnheiten etablieren
Wie bei allen neuen Abläufen sollte auch bei der Einführung von Videotools zunächst eine gewisse Umstellungsphase berücksichtigt werden. Um den Prozess zu beschleunigen, können einzelne Mitarbeiter:innen bestimmt werden, die in der Vergangenheit bereits aktiv am Wissenstransfer beteiligt waren oder Interesse daran bekundet haben. Diese Angestellten erhalten nun die benötigten Hilfsmittel zur Erstellung informeller Videos und agieren ab sofort als Vorreiter, indem sie mehr und mehr Video-Anleitungen und Screencasts in ihre Kommunikation einbinden.
Sobald dieser Anfang gemacht ist, ziehen in der Regel mehr und mehr Mitarbeitende nach und probieren sich an den neuen Formaten, die sukzessive zur Normalität werden. Ab diesem Punkt können Unternehmen damit beginnen, die Abläufe zu optimieren und standardisierte Prozesse einzuführen.
Fazit
Als praktische Helfer bei einer Vielzahl von fachlichen Herausforderungen und Fragestellungen sind informelle Videos aus dem hybriden Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Unternehmen müssen die Voraussetzungen schaffen, diese Art der Informationsvermittlung als festen Bestandteil des unternehmensweiten Wissensmanagements zu etablieren. Dazu zählt neben den entsprechenden technischen Voraussetzungen vor allem die aktive Einbindung aller Mitarbeitenden. Die richtigen Hilfsmittel, das nötige Wissen und Unterstützung aus der Führungsebene schaffen bestmögliche Voraussetzungen zur reibungslosen Integration von Videoformaten. In Kombination mit verschiedenen anderen Lernformaten bilden sie ein integratives Lernumfeld, in dem sich formales und informelles Training ergänzen und das den Bedürfnissen der Angestellten entgegenkommt.“
Anton Bollen ist Experte für eLearning-Konzepte und Video-Schulungen bei TechSmith.
