Neue, virtuelle Formate poppen auf, um den Dialog mit den relevanten Zielgruppen fortzuführen. Mehr noch: Sie sind attraktiv für Veranstalter und Besucher gleichermaßen, sparen sie doch signifikant Zeit und Kosten. Aber worauf kommt es dabei an? Welche Best Practices gibt es? Wir haben als Agentur in den vergangenen Wochen unterschiedliche virtuelle Events konzipiert, begleitet oder umgesetzt und möchten unsere 5 wichtigsten Erfahrungen gerne teilen:
- Digitale Events – lohnt sich das?
Spannende, interaktive Formate werden nicht einfach aus dem Hut gezaubert. Mehr noch als im „echten“ Leben kommt es hier auf die Auswahl der richtigen Formate und Themen für die jeweiligen Zielgruppen an. Egal ob virtuelle Pressekonferenz oder Produkt-Briefing, Online-Seminar oder interaktive Messe – das Eventfeeling soll bestmöglich transportiert werden. Zwar z.T. noch in den Kinderschuhen, lassen sich aber bereits jetzt viele Vorteile von digitalen Events deutlich erkennen: Sie sind zeit- und kosteneffizient, Unternehmen erreichen ihre Zielgruppe und machen gute Erfahrungen hinsichtlich Leadgenerierung. Weiterhin fallen keine Vorbereitungen, wie aufwendiger Standbau oder Reisestrapazen an.
- Wie wird mein neues Format ein Erfolg?
Passend zur Zielgruppe und zum Format sollte sowohl das Event-Frontend (Themen, Moderation, Speaker, Präsentationsmöglichkeiten etc.) als auch das -Backend (Management der Tools, Hilfestellungen für Teilnehmer, Überwachung von Chats, Beantwortung aufkommender Fragen, etc.) auf professionellem Niveau vorbereitet werden. Inhalte sowie Storyline sind bei diesen Events der goldene Schlüssel, wenn imposante Messestände oder Eventlocations fehlen. Denn die inhaltlichen Ansprüche der Teilnehmer werden nun höher, da sie sich die Vorträge noch gezielter aussuchen und sich störungsfrei auf sie fokussieren können. Ebenso wichtig ist auch Kreativität: Wie kann ich meine Teilnehmer überraschen und mich nachhaltig platzieren? Unser Kunde FNT hat sich in diesem Zuge für die FNT Network20 etwas Besonders überlegt: Allen Teilnehmern wurden im Vorfeld des Events eine Überraschungsbox mit Snacks und Drinks nach Hause geschickt. Das kam gut an, schaffte ein angenehmes Eventfeeling im eigenen Wohnzimmer und gibt dem Unternehmen trotz physischer Distanz ein sympathisches Gesicht.
- Wo liegen die Herausforderungen?
Bei digitalen Events ist das technische Setup das A und O und die Auswahl einer performanten und barrierefreien Plattform elementar für den Erfolg. Nur so kann die Veranstaltung authentisch und professionell bei den Besuchern wirken und die notwendige „Leichtigkeit“ ausstrahlen. Das Setup sollte aber auch zum jeweiligen Format passen und den richtigen Rahmen bereitstellen. Dies kann von Optionen, wie einem virtuellen Afterwork, über den Aufbau verschiedener Chaträume, bis hin zu Breakout Sessions führen. Man bedenke aber eins: Es muss nicht immer sehr aufwendig und mit zig Zusatzfeatures unterlegt sein, um die Teilnehmer nachhaltig zu begeistern. Weiterhin sollten sich die Organisatoren bewusst sein, dass der gewohnte und wertgeschätzte persönliche Austausch auf einem Messestand oder an der Bar verloren geht und durch digitale Events nicht ersetzt werden kann – müssen sie allerdings auch nicht.
- Ist mein Sprecher auf das virtuelle Format vorbereitet?
Die Auswahl des geeigneten Unternehmensrepräsentanten ist für digitale Formate ein, wenn nicht sogar der entscheidende Faktor für ihren Auftritt. Der Sprecher – ob Unternehmenssprecher, CEO, Gründer oder Business Developer – repräsentiert in dieser Zeit das gesamte Unternehmen. Das Image sowie das Interesse der Teilnehmer steht und fällt mit der Performance des Sprechers. Dabei sind Kriterien, wie z.B. ein professionelles Auftreten – auch im Greenscreen – in Aussehen und Kleidungsstil, eine deutliche Aussprache sowie passende Gestik, Mimik und die Beherrschung der im Format gesprochenen Sprache. Die Königsdisziplin ist, die Teilnehmer emotional mitzunehmen. Das fällt manchen bereits auf realen Veranstaltungen schwer – im virtuellen Raum ist die Herausforderung ungleich höher: Der Sprecher sieht meist keine Reaktion des Publikums. Und die Teilnehmer können sich einfach wegklicken. Bevor man also auf einer (digitalen) Veranstaltung spricht, empfiehlt sich ein Sprecher- bzw. Medientraining. Dieses maßgeschneiderte Training kann einfach vom Computer aus absolviert werden – ob von zu Hause, im Büro oder von unterwegs.
- Wie ist das Kunden- und Medienfeedback?
Intime Produkt-Briefings aus der Ferne
Gerade bei Produkt-Briefings ist der persönliche Kontakt eigentlich essentiell wichtig. Vor dieser Herausforderung standen wir unter anderem mit unserem Kunden OnePlus in Vorbereitung auf den Launch der neuen Smartphone-Linie. Allerdings haben wir mit viel Flexibilität und smarter Logistik den fehlenden Face-to-Face-Charakter zumindest teilweise auffangen können. Um einen adäquaten Erlebnisfaktor zu ermöglichen, wurden Testgeräte unter Embargo direkt ins Journalisten-Homeoffice gesendet. Via Videokonferenz erhielten über 70 Redakteure Einzelbriefings und Interviews von und mit OnePlus-Ansprechpartnern, die detailliert durch die Produktneuerungen inklusiver kurzer Live-Demos führten. In der anschließenden Testphase gab es direkte Austauschmöglichkeiten zwischen Redakteur und dem Produktteam – alles unter der Prämisse, gerade bei physischer Distanz den (digitalen) Kontakt so eng wie möglich zu halten. Eine öffentliche Pressekonferenz per YouTube-Livestream rundete den virtuellen Launch der neuen Smartphone-Reihe ab. Natürlich fehlt durch den direkten Kontakt das Persönliche und das Nahbare von Unternehmen für Journalisten. Aber mit dem richtigen Konzept lässt sich trotzdem viel bewegen.
Digitales Großevent – DIGITAL X
Im Mai 2020 ging die DIGITAL X, die Digitalisierungsinitiative unter der Federführung der Deutschen Telekom, als DIGITAL EDITION erstmals an den Start. Wir von Schwartz PR waren für die externe Medienkommunikation verantwortlich. Das Feedback der Journalisten war durchaus positiv: „Das wünsche ich mir für mehr Veranstaltungen in der Zukunft“, „Ich hätte sonst nicht teilnehmen können“ oder „so konnte ich mir die für mich relevanten Themen auswählen“.
Sie sind neugierig geworden oder überlegen, sich durch digitale Events (mehr) Sichtbarkeit zu verschaffen? Wir freuen uns auf einen Austausch mit Ihnen!