Anstatt morgens in der Agentur anzukommen, den neuen Kollegen die Hände zu schütteln und am Schreibtisch Platz zu nehmen, sitzen Cornelia, Katherina und Tobias in ihren Wohnzimmern und schalten die Laptops ein. Zuvor wurden die drei Neuen mit allem versorgt, was man im Homeoffice so braucht: Laptops, Headsets, Tastatur, Maus nebst Onboardingleitfaden, Einarbeitungslaufzettel und persönlichem Welcome-Letter. Alle drei kamen zu verschiedenen Zeiten in der Vorwoche zum Abholen der Technik in die Agentur. Social Distancing und die Sicherheit der Mitarbeiter haben Vorrang. „Wir hatten ja etwas Zeit, uns auf diese Situation vorzubereiten. Und wir haben sie genutzt, um auch virtuell ein professionelles Onboarding zu ermöglichen“, erklärt Agenturchef Christoph Schwartz. „Schließlich wollten wir als Arbeitgeber ja einen guten ersten Eindruck bei unseren neuen KollegInnen hinterlassen.“
Montag um Punkt 9 Uhr klingelt bei allen Dreien das Handy, Begrüßung und Einweisung zunächst per Handykonferenz, alles neu macht Corona. „Es war schon ein bisschen komisch, den ersten Arbeitstag in der neuen Agentur allein zu Hause zu bestreiten“, meint Tobias. Die erste Skepsis und Verunsicherung war aber schnell verflogen: „Ab dem ersten Moment des Onboarding-Prozesses war mir klar: Da haben sich ein paar Leute wirklich Gedanken gemacht, wie man uns neuen Mitarbeitern den Einstieg, trotz dieser außergewöhnlichen Umstände, so angenehm wie möglich machen kann.“
Einarbeitung 101: Struktur, Verantwortung und Checklisten
Nach der ersten technischen Einweisung geht es auch um 10.00 Uhr gleich ins agenturweite Montagsmeeting mit allen KollegInnen – natürlich per Video. Und auch der Nachmittag ist geprägt von Schulungen und Teameinführungen, die virtuell über Microsoft Teams stattfinden. „Für ein geregeltes Onboarding sind klare Strukturen, Verantwortlichkeiten, Handbücher und Checklisten aus meiner Sicht superwichtig. Das ist immer der Fall, egal ob es um ein Face-to-Face oder ein digitales Einarbeiten geht“, sagt Katherina. Die Planung und die Struktur des Einarbeitungsprozesses sind bei Schwartz PR seit Jahren klar geregelt. Jedes Teammitglied hat ein „Spezial-Thema“ und kann so schnell Einblicke in interne Abläufe geben. Die Strukturen konnten so vergleichsweise einfach auf das virtuelle Onboarding übertragen und, wo nötig, adaptiert werden.
Virtuell funktioniert logischerweise aber nur, wenn auch die Technik mitmacht. „In dieser ungewohnten Situation ist für uns drei Neue natürlich auch die richtige IT-Infrastruktur das A und O. Ohne VPN-Netzwerk, digitalen Zugang zum Agenturtelefon oder unserer Influencer- und Kontaktdatenbank sowie weiteren Tools, die wir tagtäglich bei unserer Arbeit benötigen, wäre ein effizienter Einstieg nicht möglich“, so Katherina weiter.
Unsere neuen Kollegen geben einen Einblick in ihr Homeoffice. 
Dabei darf der Blick aus dem Fenster natürlich nicht fehlen. 
Das bereitgestellte Equipment im Einsatz.
Neben E-Mails gewinnen gerade auch Videokonferenzen und der Instant-Messaging-Chat der Agentur im Homeoffice an Bedeutung. „Eigentlich war ich nie ein großer Fan von Video Calls. Aber in den ersten Wochen hat sich die Videomöglichkeit als echter Luxus entpuppt, der zumindest eine gewisse persönliche Beziehung zu den neuen Kollegen erlaubt. Auch ein paar Memes oder GIFs im Agenturchat, über die man gemeinsam lachen kann, helfen dabei. Da vergisst man manchmal fast, dass man sich noch nie persönlich getroffen hat“, lacht Katherina.
Es kommt auf die Menschen an
Das zeigt, genauso wichtig – wenn nicht sogar wichtiger – als eine funktionierende IT und ein gut strukturierter Onboarding-Prozess sind die Menschen, die dahinterstehen. „Gleich am ersten Tag in einem neuen Job ins Homeoffice zu starten, war schon eine seltsame Sache“, blickt Cornelia zurück. „Zumal ich auch vorher noch nie im Wohnzimmer gearbeitet habe. Aber unsere Office Managerin Angela und alle anderen Teamkollegen haben uns herzlich empfangen und direkt miteinbezogen.“ Regelmäßig wird gechattet und telefoniert – auch freitagabends in lockerer Runde zum Wochenausklang – damit kein Einsamkeitsgefühl aufkommt. „Die tollen Menschen bei Schwartz PR machen uns den Einstieg, auch wenn er erst einmal nur digital erfolgt, wirklich leicht“, erzählt Cornelia weiter. „Jeder brennt für sein Thema. Da will man einfach dabei sein.“
Auch wenn die Situation nicht immer einfach ist, ist es vor allem die Begeisterung und Motivation der Teamkollegen, die neuen Mitarbeitern das Ankommen erleichtert. Wenn es jemanden gibt, mit dem man lachen kann, ist es auch nicht schlimm, wenn der Drucker zu Hause nicht spurt oder es Probleme mit dem Internet gibt. „Durch die besondere Situation, die wir gerade mit Corona erleben, ist der Austausch vielleicht sogar noch intensiver, als er unter normalen Umständen gewesen wäre. So ist schnell ein Wir-Gefühl entstanden“, sagt Cornelia.
„Es ist schön zu sehen, dass sich die drei Neuen mit unserem digitalen Onboarding so schnell und gut eingefunden haben“, freut sich Christoph Schwartz. „Eine funktionierende technologische Ausstattung und durchdachte Organisation sind nur eine Voraussetzung für ein gutes Onboarding. Die menschliche Komponente ist mindestens genauso wichtig – sich Zeit nehmen, Mühe geben und geduldig erklären – dazu haben alle Mitarbeiter bravourös beigetragen.“
In ein paar Monaten blicken Tobias, Katherina und Cornelia sicher mit einem Lächeln auf die ersten Tage zurück und denken an die Zeit, in der Meetings regelmäßig mit dem Satz eröffnet wurden: „Du bist auf Mute, mach mal dein Mikro an.“