Kunden, die monatelang auf die Einbindung ins EDI-System (Electronic Data Interchange) warten müssen? Solche Engpässe können sich Zulieferer nicht leisten, wenn sie in der heutigen Automobilbranche wettbewerbsfähig bleiben wollen. Deshalb hat RAPA, ein Spezialist für Magnetventile, die langjährige Expertise des Digitalisierungsspezialisten Aimtec in Anspruch genommen, um die eigene EDI-Kommunikation auf ein neues Niveau zu heben. Dank der erfolgreichen Implementierung von Aimtecs Cloud EDI dauert das Onboarding neuer Partner bei RAPA nun wenige Tage.
Mit seiner mehr als hundertjährigen Unternehmensgeschichte ist RAPA ein Urgestein des Mittelstands. Das Traditionsunternehmen mit Hauptsitz im nordbayerischen Selb fertigt Hydraulik- und Pneumatik-Komponenten sowie Systemlösungen für die Bereiche Automotive, Healthcare und die verarbeitende Industrie. In der Automobilbranche unterstützen die Produkte von RAPA die funktionale Sicherheit, die Chassis-Kontrolle sowie die Kraftstoff-Effizienz. Als Zulieferer der Automobilindustrie muss RAPA einen problemlosen Austausch von strukturierten Daten mit seinen Kunden sicherstellen – gerade in zeitkritischen Szenarien wie der Just-in-Time-Produktionsversorgung.
„In der Automobilindustrie ist der Wareneinkauf sehr komplex und gleichzeitig essenziell für die Gewährleistung eines reibungslosen Produktionsablaufs. Aus diesem Grund wird der gesamte Lieferprozess durch EDI (Electronic Data Interchange) unterstützt. Eine Lösung zur Gewährleistung des Informationsaustauschs zwischen Kunden und Zulieferern ist daher unerlässlich“, kommentiert Klára Jechová, EDI Consultant für das Projekt RAPA bei Aimtec.
Zeit für eine Modernisierung der EDI-Landschaft
Eine lange Unternehmenshistorie zieht oft auch historisch gewachsene Strukturen nach sich, insbesondere in der IT. Zwar kommunizierte RAPA bereits via EDI mit Kunden sowie einigen Lieferanten. Doch ab einem bestimmten Punkt konnte die eingesetzte On-Premise-Lösung mit den wachsenden Anforderungen der Automobilbranche nicht länger Schritt halten. So nahm das Onboarding neuer Partner und Lieferanten ins EDI-System oder die Integration neuer EDI-Nachrichtentypen bisweilen Monate in Anspruch. Und der Bestellprozess im Einkauf erfolgte noch über den Versand von PDFs per E-Mail.
Fehlerhafte ASNs (Advanced Shipping Notices) belasteten den Datenaustausch mit Handelspartnern. Wenn sich bei einem Lieferanten aufgrund von Fehlern in der Kommunikation die Reklamationen häufen, kann sein Rating bei OEMs darunter leiden. Die interne IT-Abteilung bei RAPA war stark mit Troubleshooting für die anfallenden EDI-Probleme im Unternehmensalltag ausgelastet. Zudem fehlte es den internen IT-Mitarbeiter:innen an EDI-Spezialwissen, um die bestehende EDI-Infrastruktur von Grund auf zu modernisieren.
Dieser Herausforderung hat sich der Digitalisierungsspezialist Aimtec angenommen. Bereits früh hat das Unternehmen aus Pilsen den Bedarf der Automobilindustrie an einer ganzheitlichen Betrachtung des Zusammenspiels von IT-Systemen, Prozessen und Stakeholdern erkannt. Als Partner für die langfristige Digitalisierung der Automobil-Lieferkette vereint Aimtec profunde IT- und Beratungskompetenz mit über 26 Jahren Erfahrung in unterschiedlichen Projekten, um seine Kunden zu mehr Effizienz, Flexibilität und Agilität zu befähigen.
Reibungsloses Onboarding dank Cloud-EDI
Oberste Priorität des Digitalisierungsprojekts war es, gemäß dem Anforderungsverzeichnis eine saubere und einheitliche Datenbasis für ASNs zu schaffen, um die häufigen Fehler abzustellen. Dazu analysieren und klassifizieren die Experten von Aimtec die vorhandenen Daten.
In der zweiten Phase haben die Experten von Aimtec die weltweiten Kunden und Lieferanten von RAPA erfolgreich auf Cloud EDI migriert. Mit dieser standardisierten EDI-as-a-Service-Lösung gestalten bereits zahlreiche Zulieferer der Automobilbranche ihre B2B-Kommunikation zuverlässig und reibungslos. Der Austausch der Nachrichten mit den Handelspartnern erfolgt vollkommen automatisch.
Auch um die Validierung und Sicherung aller ASNs kümmert sich Aimtec. Ausgehende Nachrichten werden in das vom Partner geforderte Format konvertiert. Wenn eine Validierung scheitert, werden die Zuständigen bei RAPA automatisch benachrichtigt. Durch diese Kontrolle jeder EDI-Nachricht werden Fehler vermieden.
Mitarbeitende der Einkaufsabteilung bei RAPA müssen nicht länger Zeit in das manuelle Versenden von Bestellungen per E-Mail investieren. Das System generiert und übermittelt Bestellungen automatisch. Durch die entfallenden manuellen Arbeitsschritte sinkt auch das Fehlerrisiko beim Datenaustausch. Auch die IT-Abteilung profitiert von einer enormen Entlastung: Auf EDI entfallen nun 80 Prozent weniger Arbeitszeit. Das bestätigt auch Thomas Schott, der zum Zeitpunkt der Migration als Vice President den Bereich IT bei RAPA verantwortete. „Dank der Zusammenarbeit mit Aimtec nimmt der Aufwand für den Betrieb und Ausbau unserer internationalen EDI-Kommunikation jetzt einen Bruchteil der Zeit in Anspruch, die wir früher aufwenden mussten.“
Eine wichtige Weiche für die Zukunft: Dank der Unterstützung von Aimtec ist RAPA in der Lage, neue Kunden oder Nachrichtentypen innerhalb weniger Tage ins ERP-System zu integrieren. Dank der robusten und skalierbaren EDI-Lösung ist RAPA auch für künftige Anforderungen an die B2B-Kommunikation in der Automobilbranche bestens gerüstet.
