Nicht zuletzt während der Pandemie wurde deutlich, dass ein reibungsloses Praxismanagement bei einer anrollenden Erkrankungswelle der entscheidende Faktor sein kann, die Versorgungs- und Servicequalität bei steigender Belastung zu sichern. Denn mit Zunahme an Terminen, kurzfristigen Anfragen per Telefon für eine Grippe- oder Covid-Impfung oder erhöhtem Personalausfall aufgrund von Infektionen sind Praxen und Personal oft noch stärker überlastet, Wartezeiten vor Ort verlängern sich und damit auch die Ansteckungsgefahr im Wartezimmer.
Sicher gewappnet sind jene Praxen, die auf die Unterstützung digitaler Helfer setzen. E-Health-Lösungen wie die des Berliner Unternehmens samedi ermöglichen eine ganzheitliche Patienten- und Terminkoordination, wodurch sowohl in Ausnahmesituationen als auch im Praxisalltag ein effizienter Regelbetrieb aufrechterhalten wird.
Digitalisiertes Praxismanagement: Personal entlasten und Ansteckungen vermeiden – Was bedeutet das konkret?
Intelligentes Kalendersystem ermöglicht eine zentrale Verwaltung aller Termine und Ressourcen. Mitarbeiter und Geräte können gemäß individueller Praxisabläufe für den Zeitraum eingeplant werden, in dem sie für den Behandlungsablauf tatsächlich erforderlich sind. Für Termine lassen sich automatisierte Regeln und Terminketten erstellen. Bei Grippeimpfungen können so beispielsweise nur für einen bestimmten Zeitraum Terminblocker für Tage und Uhrzeiten gesetzt werden. Ist die Impfkapazität nicht ausgeschöpft, können automatisch Sprechstundentermine ab x Tage vorher in dieser Zeit angeboten werden oder umgekehrt.
Online-Terminbuchung: Patienten können ihre Termine selbständig buchen und organisieren. Für das Praxisteam bedeutet das bis zu 36 Prozent weniger zeitintensive Abstimmungen am Telefon.
Terminerinnerung & Nachrückerliste: Dank automatischer und individueller Terminerinnerungen per E-Mail oder SMS kommt es zu 70 Prozent weniger Terminausfällen. Eine Nachrückerliste benachrichtigt Patienten über frei gewordene Termine und organisiert die Nachbesetzung. Faktoren, die eine optimale Auslastung der Praxis gewährleisten.
Patientenkommunikation & Online-Formulare: Mit Einwilligung der Patienten erhalten diese beispielsweise Anamnesebogen oder Informationen zum Termin vorab. Patientenstammdaten und Dokumente können so datensicher verwaltet werden.
Self-Check-In & Videosprechstunde: Ist der Patient vor Ort kann er sich über die Möglichkeit der Self-Check-In-Funktion online zum Termin anmelden. Der Patient erhält in Echtzeit Informationen über die ungefähre Wartezeit. Mit der Anmeldung zur Videosprechstunde begegnen sich Arzt und Patient zum Termin virtuell. Für die Praxis bedeuten beide Optionen ein minimiertes Aufkommen im Wartezimmer, ein damit gemindertes Infektionsrisiko sowie einen verringerten administrativen Aufwand.
Eine digitale Prozesssteuerung in der Praxis wirkt somit nicht nur bei einem Patientenansturm zu Zeiten der Grippewelle personalentlastend und ansteckungsarm. Versorgungsqualität und -Service, wie beispielsweise die Kommunikation mit den Patienten, werden auch im Regelbetrieb verbessert: Administrative Arbeiten werden automatisiert, Prozesse werden effizienter – eine wahre Entlastung für Arzt sowie medizinisches Fachpersonal und mehr Zeit für Patienten.
