Zudem hat Sharp Cloud Portal Office 2.3 um ein intelligentes Archiv erweitert, das herkömmliche, fragmentierte Verwaltungsstrukturen auf einer zentralen Plattform bündelt und Dokumente systematisch aufbewahrt.
Archivierung mit minimalem Aufwand
Mit der neuen Archivfunktion knüpft Sharp an die innerbetrieblichen Vorgaben für die Aufbewahrungsfrist in Unternehmen an. In der Regel müssen Dokumente sechs, in einigen Fällen – beispielsweise bei Rechnungen, Buchungsbelegen oder Jahresabschlüssen – zehn Jahre archiviert werden.
Die meisten aufbewahrungspflichtigen Dokumente fallen normalerweise in verwaltungsintensiven Unternehmenseinheiten, wie Buchhaltung, Personalstelle oder Postwesen, an. Die neue Version von Cloud Portal Office erleichtert daher insbesondere Mitarbeitern aus diesen Geschäftsbereichen ein einheitliches Aufbewahrungsmanagement,
indem sich bereits bei der Erstellung eines Dokuments der exakte Archivierungszeitraum festlegen lässt. Innerhalb dieser Frist lässt das sich das Dokument unverändert aufbewahren.
Intelligentes Datenmanagement
Dabei kann Cloud Portal Office alle Datei-Ausgangsformate optimal verarbeiten. Digitale Dokumente einerseits lassen sich direkt im CPO-Archiv speichern. Papierbasierte Dokumente andererseits werden bereits beim Scan-Vorgang über einen Sharp-MFP ausgelesen, anhand der enthaltenen Informationen eindeutig einem bestimmten Projekt zugeordnet und an entsprechender Stelle in Cloud Portal Office archiviert. Der manuelle Aufwand reduziert sich dabei auf ein Minimum.
Durch die klare Indizierung und Volltextsuche können alle Dokumente umgehend lokalisiert und abgerufen werden, anhand vordefinierter Regeln lässt sich festlegen, welche Nutzer oder Projektgruppen Zugriff darauf haben. Die Zusammenarbeits- und Benachrichtigungsfunktionen unterstützen zudem eine zeit- und ortsungebundene Kommunikation innerhalb einzelner Projektgruppen.
„Unternehmen aller Größen und Branchen müssen heute mehr denn je große Informationsvolumina unter hohem Zeitdruck verarbeiten. Manuelle Verwaltungsabläufe sind unter diesen Voraussetzungen längst nicht mehr sinnvoll, jedoch vielfach noch gängige Praxis. Der Zeitaufwand für die Mitarbeiter und die dadurch entstehenden Kosten für Unternehmen sind erheblich“, so Torsten Bechler, Product Manager Sharp Business Systems. „Hier setzt Cloud Portal Office an: Neben einem sicheren, zentralen Archiv fördert die Anwendung einen strukturierten Informationsfluss und verringert durch die Automatisierung umständlicher Prozesse den Verwaltungsaufwand aller Abteilungen. Unternehmen werden damit insgesamt flexibler und wettbewerbsfähiger.“
Cloud Portal Office 2.3 eignet sich für Unternehmen aller Branchen und Größen und passt sich mit seinem skalierbaren Aufbau an die Anforderungen der jeweiligen Arbeitsumgebung an. Das Angebot als cloudbasierte Software-as-a-Service-Anwendung kommt besonders kleineren Organisationen entgegen, die sich durch die Verbesserung ihrer Informationsworkflows die gleichen Wettbewerbsvorteile wie große Konzerne sichern wollen – jedoch ohne die damit verbundenen Kosten und Verpflichtungen.
Praxisbeispiel: Digitalisierung der Poststelle
Eingehende Briefe werden mithilfe eines Multifunktionsdruckers (MFP) von Sharp eingescannt. Wichtige Informationen wie Name und Anschrift des Absenders, der Name des Empfängers und das Datum werden dabei mittels optischer Zeichenerkennung (OCR) ausgelesen. Cloud Portal Office legt das gescannte Dokument anschließend im digitalen Ordner des Empfängers ab, der eine entsprechende Benachrichtigung mit einem Hyperlink erhält.
Mit der Speicherung digitalisierter Postsendungen im System wird das Datenmanagement einheitlicher und transparenter. Etwaige Verzögerungen oder Engpässe lassen sich leicht erkennen und von vornherein vermeiden.
Praxisbeispiel: Rechnungsbearbeitung
Bei komplexeren Prozessen, wie der Rechnungsbearbeitung, bringt die Digitalisierung eingehender Dokumente weitere entscheidende Vorteile für Unternehmen mit sich: Es kommt beispielsweise zu weniger Zahlungsverzögerungen, wodurch wiederum Mahngebühren vermieden und Skontos erreicht werden. Insgesamt verbessert sich damit die Beziehung zu Lieferanten.
Rechnungen werden mithilfe eines MFP von Sharp gescannt. Die Sharp Optimized Scan–Funktion liest während dieses Vorgangs die einzelnen Posten mittels OCR aus und ordnet sie den vorhandenen Rechnungs- oder IBAN-Nummern zu. Anschließend werden die Rechnungen in Cloud Portal Office gespeichert, worauf der zur Rechnungsfreigabe berechtigte Mitarbeiter eine E-Mail-Benachrichtigung erhält. Sobald die Rechnung freigegeben ist, kann diese angewiesen werden.
Sharp Cloud Portal Office 2.3. ist ab sofort bei Sharp und seinen Partnern erhältlich.
Weitere Informationen: www.sharp.de/CPO
Demo-Video: Cloud Portal Office
