Denn wenn wir uns ständig Gedanken über Dinge machen müssten wie „Welches Content Piece steht gerade an?“, „Wer ist alles auf diesem Projekt?“, „Wie lange haben wir für xy gebraucht?“, „Bekommen die neuen Kolleg:innen alle Infos, die sie brauchen?“, wo bleibt da noch die Luft und Kreativität für das Wesentliche: unsere Kunden und ihre Projekte?
Deshalb unterstützen uns im Arbeitsalltag unter anderem Projektlisten, ein Zeiterfassungstool und ein Mitarbeiter:innen-Guide, um nur ein paar Instrumente zu nennen. Damit tracken wir unsere Performance – und verbessern sie stetig.
Zeiterfassung? Was für viele nach einer Stechuhr klingen mag, ist für uns ein wertvolles Tool, um unseren Fortschritt zu dokumentieren. Damit sehen wir auf einen Blick, wie viele Stunden wir für welches Projekt und welchen Kunden gearbeitet haben. Das gibt uns jederzeit Orientierung, wo wir bei unseren Services stehen.
Oft arbeiten mehrere Kolleg:innen gemeinsam an einem Projekt. Hier helfen uns Projektlisten, den Überblick über den aktuellen Stand und die nächsten Schritte zu behalten. Sollte jemand im Team unerwartet ausfallen, wissen die Kolleg:innen Bescheid und können nahtlos übernehmen. Ob sie dabei im Büro sind oder aus dem Homeoffice arbeiten: Unsere digitale Anwesenheitsliste erleichtert die hybride Zusammenarbeit und stellt sicher, dass alle, die ins Büro kommen möchten, in der Regel zuverlässig ihren Lieblingsplatz bekommen.
Ein weiteres nützliches Tool für die hybride Zusammenarbeit sind Meetings. Jedes Team darf selbst bestimmen, wie, wie oft und wann es seine Meetings hält, das ist uns ganz wichtig. Es gibt jedoch ein Meeting, das seinen festen Platz in unseren Kalendern hat: das Montagsmeeting. Hier werden hauptsächlich Themen besprochen, die uns alle betreffen oder von denen wir alle lernen können, wie agenturinterne To-Dos, wichtige Termine, Best- und Worst Cases.
Wer kennt es nicht: Wenn man neu bei einem Unternehmen anfängt, fühlt man sich anfangs ein wenig orientierungslos und möchte am liebsten alles auf einmal lernen. Mit unserem Mitarbeiter:innen-Guide und zugehöriger Checkliste schaffen wir Struktur im Onboarding-Prozess. In dem Guide stehen nützliche Tipps zum Agenturalltag, während die Onboarding-Checkliste einen Rahmen bildet, was neue Kolleg:innen bis wann von wem lernen dürfen. Übrigens sind die Schulungstermine nicht festgelegt, hier darf jeder selbst proaktiv auf seine Ansprechpersonen zugehen. Das mag den einen oder anderen Neuzugang anfangs ein wenig Überwindung kosten, ist aber gleichzeitig ein idealer Eisbrecher, um die Kolleg:innen besser kennenzulernen.
Dies sind nur einige der Organisations-Tools, die wir verwenden und immer wieder optimieren, um unseren eigenen Qualitätsansprüchen gerecht zu werden. Sie müssen selbstverständlich gepflegt werden, damit sie ihre volle Wirkung entfalten. Doch hat man einmal ihren Nutzen erkannt, ist die Pflege der Tools ein Kinderspiel und es bleibt mehr Zeit – für das Kreative.
Auch du möchtest in einer PR-Agentur arbeiten, in der Struktur und Kreativität Hand in Hand gehen? Hier geht’s zu unseren Stellenausschreibungen. Vereinbare auch gerne einfach erstmal nur einen Kennenlerntermin – in jedem Fall freuen wir uns auf dich!
