EDI wurde schon früh erfunden, in den 1960er Jahren. Etabliert hat es sich in vielen Branchen, vor allem in der Automobilbranche ist es nicht mehr wegzudenken. Es sorgt dafür, dass alle Daten, die es zu Waren oder Zulieferteilen gibt (wie Artikelnummern, Mengen, Gewicht, Chargen, Lieferant), zwischen zwei beteiligten Unternehmen automatisiert und ohne manuelle Eingriffe ausgetauscht werden können. EDI beschränkt sich aber nicht nur auf Daten zu gelieferter Ware, auch Lagerbestände, Konstruktionszeichnungen und Rechnungen lassen sich automatisiert verarbeiten.
In der Automobilbranche haben beide beteiligten Firmen häufig ein SAP-System im Einsatz, aber EDI funktioniert auch mit anderen ERP-Systemen. Damit das Ganze funktioniert sorgt ein Mapping dafür, dass die ERP-Systeme sich verständigen können, obwohl sie andere Datenformate verwenden. Dieser genau definierte Austausch bildet die Standard-Schnittstelle für alle Unternehmen in einer (globalen) Lieferkette. Viele Automobil-Hersteller schreiben deshalb ihren direkten Lieferanten den Einsatz von EDI vor.
Vorteile des elektronischen Datenaustausches
Die Vorteile des Systems sind vielfältig: Der Austausch läuft weitestgehend automatisiert ab. Es gibt keine Menschen, die Abrufe von Papier abschreiben, kopieren oder in Systeme eintragen müssen, denn das sorgt immer wieder für Fehler. Typisch sind dabei Zahlendreher, fehlende Informationen oder schlicht falsche Eingaben. Mit EDI gibt es keine Verzögerungen, weil jemand krank, im Urlaub oder weil Wochenende ist.
Da die Daten auch in den richtigen Formaten vorliegen, können sie sofort weiterverarbeitet werden und weitere Prozesse vollautomatisch auslösen, wie etwa das Erzeugen von Unterlagen für die automatisierte Warenannahme (z. B. anhand einer ASN vom Lieferanten) oder Abrechnungsdokumenten.
Das Universum des Datenaustauschs wächst aber ständig weiter. Neben dem klassischen EDI wird z. B. verstärkt Peppol für die internationale, vollautomatische Verarbeitung von elektronischen Rechnungen verwendet, auch Catena-X rückt immer mehr in den Vordergrund. Diese Automatismen führen zu Kostenreduktionen, fördern die Nachverfolgbarkeit und Compliance und steigern allgemein die Effizienz in den Abläufen mit anderen Unternehmen und internen Abläufen.
Qualität der EDI-Daten ist entscheidend
Diese Vorteile lassen sich jedoch nur erreichen, wenn die Qualität der Stammdaten auch den Anforderungen entspricht. Das setzt voraus, dass Unternehmen diese Daten prüfen, die Prozesse dahingehend weiterentwickeln, und dass die Daten immer korrekt und vollständig vorhanden sind. Sollte das nicht der Fall sein, müssen sie sofort eingreifen können.
Der Aufwand lohnt sich, weil Unternehmen auch in der Intralogistik diese Daten nutzen und viele Prozesse automatisieren können. In der letzten Zeit liegt der Fokus so auf der automatisierten Rechnungsverarbeitung. Gerade in diesem Bereich lassen sich dank KI auch wesentliche Vorteile gegenüber den klassischen Lösungen erzielen.
Aimtec unterstützt seine Kunden aktiv beim Einsatz von EDI und kann auch passende Tools bereitstellen, um die Qualitätsanforderungen an die Daten sicherzustellen. Damit können Unternehmen EDI als Grundlage für schnellere, kostengünstigere und fehlerarme Geschäftsprozesse etablieren und sich als moderner Partner für andere Unternehmen positionieren.
