Von manuell zu vollautomatisiert: QVARTZ, eine global tätige Management-Beratung, profitiert von einem automatisierten, anwenderfreundlichen Reisekostenmanagement, das die Ressourcen von Corporate Finance entlastet und Papier spart. KPS, führender Beratungspartner für die digitale Transformation, implementierte dafür im gesamten Unternehmen SAP Concur Expense Management. Die neue Lösung entsprach den länderspezifischen Vorschriften aller QVARTZ-Standorte und wird global eingesetzt.
QVARTZ ist eine Unternehmensberatung mit nordischen Werten und globaler Reichweite und unterhält Büros in Amsterdam, Kopenhagen, Hamburg, New York, Oslo, Singapur und Stockholm.
Aufgrund seines Wachstums und der globalen Präsenz benötigte das Unternehmen ein einziges, integriertes Tool mit Ausgabenmanagement- und Berichtsfunktionen, die skalierbar und flexibel genug sein sollten, um unterschiedlichen regionalen Anforderungen gerecht zu werden. Außerdem wünschte man sich eine effizientere Lösung mit verbesserter Benutzerfreundlichkeit.
Nach einer gründlichen Lieferantenanalyse von acht Lösungen entschied sich QVARTZ schließlich für SAP Concur Expense. KPS übernahm das Projektmanagement der unternehmensweiten Implementierung und Umstellung auf das neue System.
Entlastung, Einsparung, Transparenz
Mit SAP Concur Expense verfügt QVARTZ über eine einheitliche und global transparente Lösung, die Aufwand und Kosten reduziert. Die Automatisierung entlastet die Fachabteilungen wie Corporate Finance, und die Digitalisierung der Prozesse sorgt dafür, dass diese nun nahezu papierlos ablaufen. Neben den Einsparungen ist SAP Concur Expense außerordentlich anwenderfreundlich und einfach zu bedienen – sei es mobil oder am Desktop. Die Mitarbeiter rechnen direkt digital ab, dank OCR-Technik und maschinellem Lernen gehen Quittungen nicht mehr verloren und die einzelnen Beträge können in einem automatisierten Prozess schnell und einfach eingelesen werden. „Ausschlaggebend waren für uns die kurze Implementierungszeit und die Fähigkeit, komplexe und länderspezifische Vorschriften und Richtlinien mit einer einzigen Lösung abzudecken“, sagt Rikke Hansen, Chief Accountant bei QVARTZ.
Gemeinsam mit dem QVARTZ-Projektteam sorgte KPS für eine erfolgreiche Implementierung: durch dokumentierte Best-Practice-Geschäftsprozesse für das Reisekostenmanagement, durch wertvolles Wissen über die zu erwartenden organisatorischen Hindernisse und durch fundiertes Know-how über die Fähigkeiten und Einschränkungen von SAP Concur.
„KPS hat uns geholfen, den Prozess mit dem SAP Concur Implementation Team in Prag bei der ersten Implementierung für DK kennenzulernen und zu verstehen, und wir wissen die große Erfahrung von KPS und das fundierte Know-how über SAP Concur Expense sehr zu schätzen. Das Team hat auf jede Anfrage sofort reagiert und das Projekt sehr professionell umgesetzt.“
