Die Zuordnung von Dokumenten zu Geschäftsvorgängen und digitalen Akten kann manuell oder automatisiert über Texterkennung (OCR) und künstliche Intelligenz (KI) erfolgen. So kann beispielsweise bei Vertragsabschluss mit einem Neukunden im ERP automatisch der Vertragsunterzeichnungsworkflow im DMS angestoßen werden. Nach erfolgreicher Vertragsunterzeichnung wird der Neukunde wiederum automatisch in Haufe X360 angelegt und im System freigeschaltet.
Zusätzlich verarbeitet das DMS elektronische Rechnungen in den Formaten PDF, XRechnung sowie ZUGFeRD und verbucht sie als Eingangsrechnung in Haufe X360. Diese nahtlose Integration von Dokumentenmanagementfunktionen und Geschäftsprozessen ermöglicht so umfangreiche Zeit- und Kosteneinsparungen. Die revisionssichere Archivierung im cloudbasierten DMS von d.velop erfüllt zudem alle rechtlichen Anforderungen von DSGVO und GoBD. Das rechtssichere Management von elektronischen Unterschriften (eSignatur) ist ebenfalls möglich und kann, wie alle anderen Funktionen, nahtlos in Haufe X360 integriert werden.
Die technische Integration der beiden Plattformen erfolgt bi-direktional über APIs und eine Customization in der X360-Plattform. Sie ist bereits bei ersten Kunden im Einsatz und steht allen Kunden ab April 2024 auf Anfrage zur Verfügung.
Haufe-X360 als zentrale Business-Management-Plattform
„Schnell, einfach, rechtssicher und auf Wunsch automatisiert – mit dem DMS und dem Rechnungsleser von d.velop integrieren wir weitere wichtige Funktionalitäten, mit der unsere Kunden ihr Unternehmen auch über die reinen Geschäftsprozesse hinaus komfortabel über eine zentrale, cloudbasierte Business Management Plattform steuern können“, freut sich Christian Zöhrlaut, Chief Product Officer bei Haufe X360.
„Mitarbeitende in Unternehmen verbringen häufig mehrere Stunden täglich mit der Ablage von Papierdokumenten und der Suche beispielsweise nach Rechnungen und Angeboten. Mit unserem cloudbasierten DMS und der automatisierten Ablage von Ausgangsbelegen direkt aus Haufe X360 entfällt dieser manuelle Aufwand“, erklärt Michele Schönherr, COO Partner Management & Platform Economy bei d.velop.
Wichtiger Schritt zu einem Business Management System (BMS)
Mit der Einbindung des DMS von d.velop entwickelt sich Haufe zu einer umfassenden Business-Management-Lösung weiter.
„Mit Haufe X360 haben wir in den letzten Jahren die Cloud-ERP-Lösung für zukunftsgewandte KMU geschaffen. Damit unsere Kunden in Zukunft noch erfolgreicher und wettbewerbsfähiger sind, gehen wir nun den nächsten Schritt und werden zu der zentralen Plattform, mit der sie nicht mehr nur ihre Geschäftsprozesse, sondern alle Facetten ihres Unternehmens managen können“, erläutert Carsten Schröder, President of Cloud ERP bei Haufe X360, die Hintergründe. „Die Partnerschaft mit d.velop ist dabei der Beginn einer Reihe von neuen strategischen Partnerschaften und zusätzlichen Funktionalitäten, mit denen Haufe X360 die Entwicklung vom reinen ERP hin zur vollumfänglichen Business-Management-Lösung vorantreiben wird.“
